Buchungssystem vs. Kapazitätsmanagement – was passiert, wenn eine Veranstaltung ausgebucht ist?

Buchungssystem ≠ Kapazitätsmanagement

Was ist ein Buchungssystem?

Ein Buchungssystem dient dazu, Termine oder Plätze strukturiert zu vergeben. Es zeigt verfügbare Kapazitäten an, verwaltet Anmeldungen und hilft, Überschneidungen zu vermeiden.

Solange freie Kapazitäten vorhanden sind, funktionieren diese Systeme sehr gut. Sie machen Kalender übersichtlich, reduzieren den Verwaltungsaufwand und geben einen klaren Rahmen für die Anmeldung.

Auf welcher Annahme basieren Buchungssysteme?

Die Funktionsweise von Buchungssystemen beruht auf einer grundlegenden, meist unausgesprochenen Annahme:

– es gibt freie Plätze
– das Ziel ist, dass jemand diese bucht

In dieser Situation ist die Frage einfach:
wer meldet sich wann und für welchen Termin an.

Solange diese Annahme zutrifft, entsteht im System keine besondere Spannung.

Was passiert, wenn eine Veranstaltung ausgebucht ist?

Der Bruch entsteht in dem Moment, in dem eine Veranstaltung ausgebucht ist. Wenn es mehr Anmeldungen gibt als verfügbare Plätze.

Dann ist der Termin nicht mehr das eigentliche Thema. Es gibt nichts mehr zu buchen.

Das System folgt jedoch weiterhin derselben Logik: Buchung. Während sich die reale Situation bereits grundlegend verändert hat.

Was bedeutet Kapazität in diesem Fall?

An diesem Punkt sprechen wir nicht mehr über ein Terminproblem, sondern über Kapazität.

Kapazitätsmanagement bedeutet keine Daten oder Uhrzeiten zu verwalten, sondern Entscheidungen zu treffen:

– wer nachrückt, wenn ein Platz frei wird
– welche Reihenfolge als fair gilt
– wie sich Ad-hoc-Entscheidungen vermeiden lassen

Kapazitätsmanagement dreht sich nicht um die Buchung, sondern darum, was nach der Buchung passiert.

Macht das Buchungssysteme schlecht?

Nein.

Ein Buchungssystem ist weder fehlerhaft noch veraltet und auch kein „schlechtes System“.

Es wurde schlicht nicht für diese Situation entwickelt. Es löst ein anderes Problem: die Verteilung freier Kapazitäten.

Sobald jedoch die Frage lautet, wie mit Überbuchung umzugehen ist, bewegen wir uns auf einer anderen Denkschicht.

Woran erkennt man, dass es kein Buchungsproblem mehr ist?

Meist nicht an einem einzelnen Anzeichen, sondern an wiederkehrenden Mustern:

– manuelle E-Mails nach der Ausbuchung
– Rundmails mit „ein Platz ist frei geworden“
– eine Warteliste, an die sich niemand herantraut
– nachträgliche Erklärungen, warum gerade diese Person aufgenommen wurde

Das sind keine technischen Fehler. Es sind Anzeichen dafür, dass die Situation das ursprüngliche Modell überholt hat.

Wenn die Frage persönlich wird

Wenn Ihnen diese Situationen bekannt vorkommen, suchen Sie vermutlich kein weiteres Buchungssystem.

Sondern eine Antwort darauf, wie Ordnung gehalten werden kann, wenn es keine freien Plätze mehr gibt.

👉 [Für wen geeignet: Wenn Ihre Veranstaltung ausgebucht ist – und hier beginnen die Probleme]

Aus einer anderen Perspektive führt auch die Frage der Warteliste für Veranstaltungen genau hierhin: nicht als Liste, sondern als Entscheidungssystem.

👉 [FAQ: Wartelistenverwaltung – keine passive Schlange]

Wann ist eine Warteliste sinnvoll?

Eine Warteliste wird dann sinnvoll, wenn Überbuchung nicht mehr die Ausnahme, sondern ein wiederkehrender Zustand ist.

Ab diesem Punkt ist nicht mehr entscheidend, ob ein Platz existiert, sondern was passiert, wenn ein Platz frei wird.

Führen ausgebuchte Veranstaltungen regelmäßig zu manuellen Abstimmungen, Einzelfallentscheidungen oder improvisierter Kommunikation, ist das ein klares Zeichen dafür, dass das Buchungsmodell an seine Grenzen stößt.

Eine Warteliste für Veranstaltungen funktioniert nur dann, wenn sie kein passives Sammelbecken ist, sondern Teil des Kapazitätsmanagements.

Kapazitätsmanagement – ein typisches Szenario bei ausgebuchten Veranstaltungen

Nach der Ausbuchung einer Veranstaltung wiederholt sich meist dasselbe Muster.

Jemand sagt ab. Die entscheidende Frage lautet nun nicht mehr, ob Platz vorhanden ist, sondern wer ihn bekommt.

Ohne Kapazitätsmanagement führt das zu manuellen Entscheidungen: E-Mails, Neupriorisierungen, nachträgliche Erklärungen.

Das ist kein technisches Versagen. Es zeigt, dass das Problem nicht mehr in der Buchung liegt, sondern im Umgang mit Kapazität nach der Ausbuchung.