essay
Időpontfoglaló rendszer és kapacitáskezelés – mi történik egy betelt esemény után?
2026. január 18.
Mi történik, amikor egy időpontfoglaló rendszer már nem tud mit kezdeni a túljelentkezéssel? Kapacitáskezelés várólista eseményekhez.
Időpontfoglaló rendszer ≠ kapacitáskezelés
Mi az az időpontfoglaló rendszer?
Az időpontfoglaló rendszer célja, hogy strukturált módon lehessen időpontokat lefoglalni. Megmutatja a szabad helyeket, kezeli a jelentkezéseket, és segít elkerülni az ütközéseket.
Amíg van szabad kapacitás, ezek a rendszerek jól működnek. Áttekinthetővé teszik a naptárt, csökkentik az adminisztrációt, és világos keretet adnak a jelentkezéshez.
Milyen feltételezésre épül egy időpontfoglaló rendszer?
Az időpontfoglalók működésének van egy alapvető, többnyire kimondatlan feltételezése:
– van elérhető hely
– a cél az, hogy valaki lefoglalja azt
Ebben a helyzetben a kérdés egyszerű:
ki, mikor, melyik időpontra jelentkezik.
Amíg ez a feltételezés igaz, nincs különösebb feszültség a rendszerben.
Mi történik, amikor egy esemény betelik?
A törés ott jelenik meg, amikor egy esemény betelik. Amikor több jelentkező van, mint ahány hely.
Ilyenkor az időpont már nem kérdés.
Nincs mit lefoglalni.
Az időpontfoglaló rendszer azonban továbbra is foglalási logikában gondolkodik, miközben a valós helyzet már nem időpont-, hanem kapacitáskezelési probléma.
Mit jelent ilyenkor a kapacitás kezelés?
Ebben a pontban már nem időpontokról beszélünk, hanem kapacitásról.
A kapacitás kezelés nem dátumok és órák kezelése, hanem döntések sorozata:
– ki kerül be, ha felszabadul egy hely
– milyen sorrend számít igazságosnak
– hogyan kerülhető el az ad hoc döntéshozatal
A kapacitáskezelés nem a foglalásról szól, hanem arról, mi történik a foglalás után.
Ettől rossz az időpontfoglaló rendszer?
Nem.
Az időpontfoglaló rendszer nem hibás, nem elavult, és nem „rossz megoldás”.
Egyszerűen nem erre a helyzetre készült: a túljelentkezés és a betelt események kezelésére.
Amikor viszont a kérdés már az, hogy mit kezdünk a túljelentkezéssel, akkor egy másik gondolkodási szintre kerülünk.
Miből lehet felismerni, hogy várólista-problémáról van szó?
A várólista eseményekhez kapcsolódó gondok ritkán egyetlen jelből derülnek ki, inkább visszatérő mintákból:
– kézi e-mailek betelés után
– „felszabadult egy hely” körlevelek
– passzív várólista, amihez senki nem mer hozzányúlni
– utólagos magyarázkodás, miért pont ő került be
Ezek nem technikai hibák. Ezek annak a jelei, hogy a helyzet kinőtte az időpontfoglaló modellt.
Amikor a kérdés személyessé válik
Ha ezek a helyzetek ismerősek, akkor valószínűleg nem egy újabb időpontfoglaló rendszert keresel.
Hanem választ arra, hogyan lehet rendet tartani akkor, amikor már nincs több hely.
👉 [Kinek való: Amikor az eseményed betelt – és itt kezdődnek a gondok]
A várólista kérdése is ide fut ki: nem mint lista, hanem mint döntési rendszer.
👉 [GYIK: Várólista kezelés – nem passzív sor]
Mikor éri meg várólistát használni egy betelt eseménynél?
A várólista akkor válik indokolttá, amikor a túljelentkezés nem kivétel, hanem rendszeresen visszatérő állapot.
Ebben a helyzetben már nem az a kérdés, hogy van-e még szabad időpont, hanem az, hogy mi történik akkor, ha felszabadul egy hely.
Ha egy betelt esemény után rendre kézi értesítések, utólagos döntések vagy személyes egyeztetések következnek, az azt jelzi, hogy a folyamat kinőtte az időpontfoglaló rendszer kereteit.
A várólista eseményekhez akkor működik jól, ha nem passzív lista, hanem a kapacitás kezelésének része.