Woher kam die Idee? – Wenn monatliche Planung kein Kalender, sondern Erleichterung ist

Es gibt Probleme, die lange unsichtbar bleiben. Nicht, weil sie klein sind, sondern weil sich alle an sie gewöhnt haben.

Organisation ist typischerweise so ein Fall. Solange es „irgendwie funktioniert“, stellt es niemand infrage. Es gibt Excel. Es gibt E-Mail. Es gibt ein wenig Geduld. Manchmal etwas Spannung. Manchmal ein paar unangenehme Runden. Aber insgesamt: es läuft.

Bis es das nicht mehr tut.

Die Idee der monatlichen Terminplanung entstand nicht in einem Produktmeeting. Nicht aus einer Feature-Liste. Sondern aus einer Reihe von „irgendwie funktioniert es“-Situationen. Situationen, in denen das Problem nicht fehlende Systeme waren, sondern dass das System auf die falschen Fragen Antworten gab.

Wenn nicht der Termin das Problem ist

Die meisten Buchungssysteme gehen von einer Grundannahme aus: Es gibt ein freies Zeitfenster, jemand bucht es, fertig. First come, first served (FCFS). Wer schneller ist, gewinnt. Die anderen passen sich an.

Das ist in vielen Fällen in Ordnung. Aber nicht in allen.

Es gibt Dienstleistungen, bei denen der Termin keine sofortige Entscheidung ist. Bei denen der Kunde nicht fragt: „Ist noch frei?“, sondern: „Wie viel davon bekomme ich?“ Bei denen es nicht um einen einzelnen Termin geht, sondern um einen ganzen Monat. Bei denen die Frage nicht ist, ob ich überhaupt einen Termin bekomme, sondern welchen ich bekomme. Denn alle kommen unter – es gibt genug Termine.

Hier setzt die Denkweise der monatlichen Terminplanung an. Nicht als Funktion, sondern als Haltung.

Annas Geschichte – und was dahintersteckt

Anna bietet Einzel-Agilitytrainings an. Sie ist eine bekannte, international anerkannte Wettkämpferin und Trainerin, zu der viele kommen. Sie hat einen Platz. Und sie hat sich selbst – ihr Wissen und ihre Erfahrung. Das ist die gesamte Ressource.

Kein Gruppentraining. Kein Kurs. Ein Mensch, ein Hund, eine Stunde. Volle Aufmerksamkeit. Genau deshalb ist es wertvoll – und genau deshalb begrenzt.

Anna öffnet Termine nicht wöchentlich, sondern monatlich im Voraus. Sie teilt die Zeitfenster des nächsten Monats und bittet Interessierte zu markieren, welche Termine für sie passen – und auch, wie viele Einheiten sie insgesamt möchten.

Ein wichtiges Detail: Sie sagen nicht „Dienstag um fünf“. Sondern nur: „Aus diesem Pool hätte ich gern zum Beispiel drei.“

Bis hierhin klingt alles gut. Der schwierige Teil kommt danach.

Das Excel, das „noch funktioniert“

Was passiert, wenn alle ihre Präferenzen abgegeben haben?

Anna setzt sich hin. Öffnet Excel. Und beginnt zu sortieren.

• Sie löst Überschneidungen auf.

• Sie achtet darauf, dass jeder mindestens eine Einheit bekommt.

• Wenn möglich, erfüllt sie die gewünschte Anzahl.

• Gleichzeitig versucht sie, ihre Tage zu bündeln, um unnötige Wege zu vermeiden.

Das ist kein Algorithmus. Das ist Denken. Verantwortung. Und eine Vielzahl an Mikroentscheidungen.

Wenn ein Entwurf fertig ist, verschickt sie ihn. Es gibt eine stillschweigende Regel: Wenn innerhalb eines Tages kein Einwand kommt, gilt er als fix. Gibt es Einwände, beginnt der Prozess in den betroffenen Teilen von vorn.

Das ist kein schlechtes System. Es ist nur menschlich – und verbraucht menschliche Zeit.

Das eigentliche Problem: Entscheidungsbelastung

An diesem Punkt wurde uns klar, dass das Problem nicht ist, dass Anna mit Excel arbeitet. Sondern dass jede Entscheidung bei ihr landet.

Wer bekommt zuerst etwas? Wem steht es „eher“ zu? Wie lange wartet man auf eine Antwort? Muss wegen eines einzigen Einwands alles neu verteilt werden?

Das sind keine technischen Fragen. Das sind mentale Lasten.

Hier bekam die Idee der monatlichen Terminplanung ihren Sinn: Was wäre, wenn das System nicht nur erfasst, sondern einen Rahmen für diese Entscheidungen vorgibt?

Kein Stundenplan, kein FCFS, sondern monatliche Verteilung

Wichtig ist: Das ist keine klassische Stundenplanung. Kein einfacher Terminmodus. Und kein „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“.

Der Kern der monatlichen Terminplanung ist:

• alle geben ihre Absicht ab,

• das System sieht alle Bedarfe gleichzeitig,

• und erstellt daraus eine überschneidungsfreie, quotengerechte Verteilung.

Nicht der erste Klick entscheidet. Sondern das Gesamtbild.

Das ist qualitativ eine andere Arbeitsweise. Weniger „schnell“. Dafür deutlich fairer. Und berechenbarer.

Warum fällt das nicht sofort auf?

Weil sich lange Zeit alle anpassen.

Kunden gewöhnen sich an „man wird sehen“. Admins an „ich löse das schon“. Und das System schweigt.

Irgendwann beginnt Organisation mehr Energie zu kosten, als sie zurückgibt. Dann entsteht der Bedarf nach einer monatlichen Terminplanung, die nicht beschleunigt, sondern entlastet.

Die Haltung, aus der das System entstanden ist

Auf unseren „Für wen ist das?“-Seiten listen wir keine Funktionen. Sondern Situationen.

Solche wie Annas Geschichte. Organisatoren, die nicht im Chaos arbeiten – sondern zu viel Verantwortung tragen.

Die monatliche Terminplanung entstand aus dieser Erkenntnis. Nicht um zu „optimieren“, sondern um Luft zu schaffen.

Damit das System sagt: Hier endet das Entscheidungsfenster. Hier ist der Entwurf. Gibt es keinen Einwand, wird er final. Gibt es einen, greifen wir nur dort ein, wo es nötig ist.

Zusammenfassung: Woher kam die Idee?

Die Idee kam von dort, wo die meisten guten Systeme entstehen: aus der Realität.

Nicht aus dem Gedanken „wir brauchen eine monatliche Terminplanung“, sondern aus Menschen, die Monat für Monat dieselben Entscheidungsrunden drehen – völlig allein.

Die monatliche Terminplanung ist nicht für jeden. Aber die, für die sie gedacht ist, wissen genau warum.

Und wenn sie zum ersten Mal kein Excel öffnen müssen, verstehen sie es wirklich.