Honnan jött az ötlet? – amikor a havi időpont tervező nem naptár, hanem megkönnyebbülés

Vannak problémák, amelyek sokáig láthatatlanok maradnak. Nem azért, mert kicsik. Hanem mert mindenki megszokta őket.

A szervezés tipikusan ilyen. Amíg „valahogy működik”, addig senki nem kérdőjelezi meg. Van Excel. Van e-mail. Van egy kis türelem. Néha egy kis feszültség. Néha egy-egy kellemetlen kör. De összességében: megy.

Egészen addig, amíg már nem.

A havi időpont tervező ötlete nem egy termékmegbeszélésen született. Nem egy feature-listából. Hanem ilyen „valahogy működik” helyzetek sorozatából. Olyanokból, ahol a probléma nem az volt, hogy nincs rendszer – hanem az, hogy rossz kérdésekre próbál választ adni.

Amikor nem az időpont a gond

A legtöbb időpontfoglaló rendszer egy alapfeltevésből indul ki: van egy szabad idősáv, valaki lefoglalja, kész. First come, first serve (FCFS). Aki gyorsabb, nyer. A többiek alkalmazkodnak.

Ez sok helyzetben rendben van. De nem mindegyikben.

Vannak szolgáltatások, ahol az időpont nem azonnali döntés. Ahol az ügyfél nem azt kérdezi: „szabad még?”, hanem azt: „ebből mennyi jut nekem?”. Ahol nem egy alkalomról van szó, hanem egy egész hónapról. Ahol a kérdés nem az, hogy kapok-e egyáltalán időpontot, hanem hogy melyiket kapom. Hiszen mindenki befér, van elég időpont.

Itt lép be a havi időpont tervező gondolkodásmódja. Nem mint funkció, hanem mint szemlélet.

Anna története – és ami mögötte van

Anna egyéni agility edzéseket tart. Ismert, nemzetközileg elismert versenyző és tréner, sokan járnak hozzá. Van egy pályája. És van ő maga, a tudása, a tapasztalata. Ez az összes erőforrás.

Nem csoportos edzés. Nem tanfolyam. Egy gazdi, egy kutya, egy óra. Teljes figyelem. Éppen ezért értékes. És éppen ezért véges.

Anna nem hetente nyitogat időpontokat, hanem havonta, előre. Megosztja a következő hónap idősávjait, és arra kéri az érdeklődőket, hogy jelöljék be, mely időpontok lennének számukra megfelelők – és azt is, hogy összesen hány alkalmat szeretnének.

Fontos részlet: nem azt mondják meg, hogy „kedden 5-kor”. Csak azt, hogy „ebből a halmazból szeretnék mondjuk hármat”.

Eddig minden jól hangzik. A neheze ezután jön.

Az Excel, ami „még működik”

Mi történik, amikor mindenki leadta a jelöléseit?

Anna leül. Megnyitja az Excelt. És elkezd rendezni.

• Megszünteti az ütközéseket.

• Figyel arra, hogy mindenkinek jusson legalább egy alkalom.

• Ha lehet, teljesíti a kért darabszámot.

• Közben próbálja tömbösíteni a napjait, hogy ne kelljen feleslegesen utaznia.

Amikor elkészül egy tervezet, körbeküldi. Van egy hallgatólagos szabály: ha egy napon belül nincs kifogás, akkor kész. Ha van, akkor újrakezdődik az érintett részeken az egész.

Ez nem rossz rendszer. Csak emberből van, és emberi időt használ.

A valódi probléma: döntési teher

Itt vált világossá számunkra, hogy a gond nem az, hogy Anna Excelben dolgozik. Hanem az, hogy minden döntés rajta csapódik le.

Ki kapjon először? Kinek jár „inkább”? Meddig várjunk egy válaszra? Újra kell-e osztani mindent egyetlen kifogás miatt?

Ezek nem technikai kérdések. Ezek mentális terhek.

A havi időpont tervező ötlete itt kapott értelmet: mi lenne, ha a rendszer nem csak rögzítene, hanem keretet adna ezekhez a döntésekhez?

Nem órarend, nem FCFS, hanem havi kiosztás

Fontos tisztázni: ez nem klasszikus órarend-tervezés. Nem is egyszerű appointment mód. És nem is „aki kapja, marja”.

A havi időpont tervező lényege az, hogy:

• mindenki leadja a szándékát,

• a rendszer egyszerre látja az összes igényt,

• és ezekből készít egy ütközésmentes, kvótát tisztelő kiosztást.

Ez minőségileg más működés. Kevésbé „gyors”. Viszont sokkal igazságosabb. És kiszámíthatóbb.

Miért nem látszik ez elsőre?

Azért, mert sokáig mindenki alkalmazkodik.

Az ügyfelek megszokják, hogy „majd kiderül”. Az admin megszokja, hogy „majd megoldom”. A rendszer pedig hallgat.

Egy ponton azonban a szervezés elkezd több energiát elvinni, mint amennyit visszaad. Itt jelenik meg az igény egy olyan havi időpont tervező iránt, amely nem gyorsít, hanem tehermentesít.

A szemlélet, amiből a rendszer született

A „Kinek való?” oldalainkon nem funkciókat sorolunk. Hanem helyzeteket.

Olyanokat, mint Anna története. Olyan szervezőkét, akik nem káoszban dolgoznak – csak túl sok minden múlik rajtuk.

A havi időpont tervező ebből a felismerésből született. Nem azért, hogy „optimalizáljon”, hanem hogy levegőt adjon.

Hogy a rendszer mondja ki: eddig tart a döntési ablak. Itt van a tervezet. Ha nincs kifogás, ez lesz a végleges. Ha van, csak ott nyúlunk hozzá, ahol muszáj.

Összegzés: honnan jött az ötlet?

Az ötlet onnan jött, ahol a legtöbb jó rendszer születik: a valóságból.

Nem abból, hogy „kellene egy havi időpont tervező”. Hanem abból, hogy emberek hónapról hónapra ugyanazokat a döntési köröket futják le – teljesen egyedül.

A havi időpont tervező nem mindenkinek való. De akiknek igen, azok pontosan tudják, miért.

És amikor először nem kell Excelhez nyúlniuk, akkor értik meg igazán.