Wenn ein Platz frei wird, zählt die Reihenfolge mehr als Tempo
Praxisbeispiel: lange Warteliste, seltene Absagen
Ein typischer Alltag: ausgebuchte Gruppe, lange Warteliste, gelegentliche Absage. Dann braucht es einen klaren, nachvollziehbaren und fairen Ablauf statt Hektik.
Praxisbeispiel: lange Warteliste, seltene Absagen
Judit leitet eine Therapiegruppe mit 10 festen Plätzen. Die Gruppe ist fast immer voll, auf der Warteliste stehen meist 20 bis 30 Personen.
Das Problem ist nicht die Nachfrage. Das Problem ist der Moment, wenn selten ein Platz frei wird. Früher hat sie das per E-Mail organisiert, und es gab immer wieder dieselben Stolperstellen:
- manchmal bekamen zwei Personen Zusagen für denselben Platz,
- es war unklar, wer bereits ein Angebot erhalten hatte,
- Judit musste Zusagen nachträglich zurücknehmen.
Heute läuft es so: Nach einer Absage sendet das System ein befristetes Angebot an genau die nächste Person in der Reihenfolge. Bei Zusage wird der Platz sofort fixiert. Ohne rechtzeitige Antwort läuft das Angebot ab und geht an die nächste Person.
Im Alltag bedeutet das:
- keine Doppelzusagen für denselben Platz,
- jeder Schritt ist protokolliert und nachvollziehbar,
- kein manuelles Mitdenken, wo die Warteliste gerade steht.
Am nächsten Morgen sieht sie einen klaren Stand: Platz vergeben oder nächstes Angebot bereits raus. Kein Schwebezustand, kein Hinterhertelefonieren.
Für diesen Ablauf ist das Pro-Paket meist die pragmatische Wahl: vor allem, wenn freie Plätze über Warteliste und Fristen sauber vergeben werden sollen.
Wenn diese Situation zu deinem Alltag passt, lies als Nächstes Was ist Wartelisten-Management, vergleiche danach die verwandten Szenarien Knappe Kapazität hohe Nachfrage und Großveranstaltung ständige Ausgleichung, und nimm zum Abschluss den Kontextartikel Warum eine Warteliste sinnvoll ist: Ein Entscheidungssystem bei Überbuchung dazu.
Häufig gestellte Fragen
Warum nicht die ganze Warteliste gleichzeitig informieren?
Weil das oft zu Doppelzusagen führt. In diesem Fall sind einzelne Angebote mit klarer Frist sicherer und besser steuerbar.
Bekomme ich Hinweise auf ablaufende Angebote?
Ja. Du siehst, welche Frist bald endet, damit nichts im Schwebezustand hängen bleibt.
Für diesen Ablauf ist das Pro-Paket meist die pragmatische Wahl (Warteliste + befristete Angebote)
Für Workshop-Abläufe ausgelegte Pakete – mit stabiler und transparent aufgebauter Buchungslogik.