Praxisbeispiel: großes Event mit mehreren Zeitslots

Geschichte: Peter organisiert ein zweitägiges Event mit vier Zeitslots

Peter organisiert regelmäßig Fachevents. Dieses Mal mit vier parallelen Zeitslots, mehreren Räumen und einigen hundert Teilnehmenden.

In der ersten Woche wirkt alles gut: die Plätze füllen sich schnell. In der zweiten Woche beginnt die Realität: Absagen, Umbuchungen, späte Anmeldungen und kurzfristige Gruppenanfragen.

Früher hat sie das in Tabellen gepflegt:

• wer schon angeschrieben wurde,
• wer geantwortet hat,
• welcher Slot gerade überläuft,
• wo noch 1-2 Plätze frei sind.

Am Ende des Tages blieben immer zu viele offene Punkte für den nächsten Morgen.

Jetzt überwacht das System laufend die Auslastung pro Slot. Fällt jemand aus, bekommt die nächste Person automatisch ein befristetes Angebot. Ohne Antwort wird der Platz direkt weitergegeben.

Peter muss nicht mehr jeden kleinen Schritt händisch verschieben. Sie greift nur dort ein, wo wirklich menschliche Entscheidung nötig ist (Sonderfälle, manuelle Übersteuerung).

Was sich praktisch verbessert:

• einzelne Slots laufen nicht mehr voll, während andere leer bleiben,
• Plätze gehen nicht in Mailverläufen verloren,
• jede Einladung ist mit Zeitstempel nachvollziehbar,
• weniger hektische Anrufe in den letzten Tagen.

Kein Wundermärchen, sondern ein Ablauf, der im Alltag trägt.

Wenn diese Situation zu deinem Alltag passt, lies als Nächstes Was ist Wartelisten-Management, vergleiche danach die verwandten Szenarien Knappe Kapazität hohe Nachfrage und Premium-Training kuratierter Teilnehmerkreis, und nimm zum Abschluss den Kontextartikel Buchungssystem vs. Kapazitätsmanagement: Was passiert, wenn eine Veranstaltung ausgebucht ist? dazu.