Egy hétköznapi szervezői helyzet, pátosz nélkül
Felhasználási példa: nagy esemény több idősávval
Péter egy kétnapos szakmai napot szervez négy párhuzamos sávval. A helyek gyorsan fogynak, de az utolsó 10 napban folyamatos a lemondás és az átpakolás.
Történet: Péter kétnapos rendezvénye négy idősávval
Péter évente többször szervez szakmai napot. Most 4 párhuzamos idősáv és több terem van, összesen több száz résztvevővel.
Az első héten úgy tűnik, minden rendben: gyorsan betelnek a helyek. A második héten jön a valóság: lemondások, átrakási kérések, késői jelentkezők, és az utolsó pillanatban még pár nagyobb csoport.
Régebben ezt táblázatból intézte:
- kinek írt már,
- ki válaszolt,
- melyik idősáv kezd túlterhelődni,
- hol marad üresen 1-2 hely.
Nap végére mindig maradt egy csomó nyitott szál, amit másnap újra elő kellett venni.
Most a rendszer folyamatosan figyeli az idősávok terhelését. Ha valaki kiesik, automatikusan megy egy időkorlátos ajánlat a következő jelentkezőnek. Ha nincs válasz, a hely nem ragad bent, megy tovább.
Péternek így nem az egész folyamatot kell kézzel tologatnia. Csak ott dönt, ahol tényleg kell emberi mérlegelés (például speciális igény vagy kézi áthelyezés).
Ami a gyakorlatban számít:
- nem torlódik be egyetlen idősáv sem,
- nem maradnak bent „elfelejtett” helyek,
- visszanézhető, mikor ki kapott ajánlatot,
- az esemény előtti napokban kevesebb a kapkodás.
Nem lett belőle csodatörténet, csak kiszámíthatóbb működés.
Ha ez a helyzet ismerős, érdemes továbbmenni a Mi az várólista kezelés anyaggal, majd összevetni a testvérhelyzeteket: Szűkös kapacitás nagy kereslet és Prémium tréning válogatott névsor; végül a tágabb kontextushoz hasznos a kapcsolódó cikk: Időpontfoglaló rendszer és kapacitáskezelés: mi történik egy betelt esemény után.
Gyakori kérdések
Mi van, ha az utolsó héten sokan variálnak?
Ugyanaz a logika marad: idősávonként nézi a helyeket, és nem engedi, hogy az egyik sáv túlterhelődjön, miközben máshol üres szék marad.
Hogyan lesz nyomon követhető minden módosítás?
Minden ajánlat és áthelyezés mentve van időbélyeggel, ezért visszanézhető, ki mikor kapott helyet és miért.
Ha 3+ idősávot kezelsz, általában a Pro csomag a praktikus választás – árak
Workshop-szervezéshez méretezett csomagok, stabil és átlátható foglalási működéssel.