Felhasználási példa: kis létszámú workshop szervezése lemondásokkal (lemondás kezelése workshopon)

Workshop-szervező: amikor egy lemondás nem csak egy üres szék

Hétfő este 8-kor Zsófi kap egy e-mailt: az egyik résztvevő lemondta a szombati, 12 fős workshopot.

Nem az a kérdés, hogy van-e valaki a várólistán. Van. Inkább az, hogy kit érdemes behívni ebbe a csoportba.

Korábban ilyenkor elkezdődött a kézi kör:

• írás az első embernek,
• várakozás másnap délig,
• majd újabb üzenet a következőnek,
• közben fejben tartani, hogy ki mit válaszolt.

Most a folyamat sokkal prózaibb, de működőképes:

1. Zsófi kiválasztja, ki kapja az első ajánlatot.
2. A rendszer kiküldi az üzenetet 24 órás határidővel.
3. Ha jön válasz, a hely előjegyzett lesz, de véglegesíteni még Zsófi véglegesíti.
4. Ha nincs válasz, a rendszer automatikusan lép a következő emberre.

Szerdára a hely betöltődik, és nem marad mögötte káosz:

• nem ment ki dupla meghívás,
• nem maradt bent „elfelejtett” érdeklődő,
• visszanézhető, hogy ki mikor kapott ajánlatot.

Ennyi a történet. Nincs nagy varázslat: a döntés továbbra is emberi, az adminisztráció viszont nem kézi tologatásból áll.

Ha ez a helyzet ismerős, érdemes továbbmenni a Mi az várólista kezelés anyaggal, majd összevetni a testvérhelyzeteket: Prémium tréning válogatott névsor és Nagy esemény folyamatos kiegyenlítés; végül a tágabb kontextushoz hasznos a kapcsolódó cikk: Betelt események utáni káosz.