Was ist ein Terminbuchungssystem?

Buchungsgrundlagen und Systemlogik

Einzel- und Gruppenbuchungen laufen in getrennten Abläufen, damit der Kunde immer genau das sieht, was für ihn relevant ist. Das Buchungsformular wird auf Basis der Dienstleistung aufgebaut, und schon beim ersten Klick wird klar: Das ist keine Standardvorlage, sondern eine Lösung, die sich an den Kunden anpasst.

Der Selbstbedienungsmodus ist schaltbar – wir entscheiden, wie viel Kontrolle wir an den Kunden abgeben und wann die Steuerung bei uns bleibt. Automatisierung ist nur dann wertvoll, wenn die Verantwortlichen entscheiden, wann sie loslassen.

• Getrennte Logik für Einzel- und Gruppenbuchungen – keine Verwechslungen.
• Öffentliche Oberfläche mit Sprachwahl – das System kommuniziert von Anfang an in drei Sprachen.
• Einheitliches Erscheinungsbild und Button-Stil – das visuelle Erlebnis ist von Anfang bis Ende konsistent.

Monatliche Anmeldungen und Kapazitätsverteilung

Bei monatlichen Programmen melden sich oft viele Personen gleichzeitig an, und die Plätze müssen fair verteilt werden. Deshalb haben wir zwei Kapazitätsmodi entwickelt: einen, der Gruppen schnell füllt, und einen, der die Teilnehmer schrittweise ausgleicht – so können Sie wählen, ob Sie schnelles Füllen oder eine gleichmäßige Verteilung bevorzugen.

Kapazitätsmanagement ist mehr als Zählen. Im Hintergrund sorgt ein Regelwerk dafür, dass keine Überbuchung entsteht und jeder Teilnehmer klar sieht, wann und wo er einen Platz bekommt.

Warteliste und Angebotsverwaltung

Unsere Warteliste ist kein Notbehelf, sondern ein Schutznetz für den Umsatz. Wenn ein Platz frei wird, kann das System automatisch ein Angebot versenden, während die Entscheidung über den Versandzeitpunkt weiterhin beim Admin bleibt.

Teilnehmer stehen nicht nur in einer Schlange. Wir sehen Herkunft, Status und Aktivität und wissen dadurch, wer der nächste relevante Kandidat ist. So fühlt sich niemand als Notlösung, sondern als Person, auf die wir bewusst achten.

Benachrichtigungen und Systemsicherheit

Benachrichtigungen werden erst versendet, wenn die Buchung sicher gespeichert ist. Wir haben das eingeführt, weil nichts schlechter ist als das Gefühl, dass vielleicht eine Nachricht gesendet wurde oder vielleicht nicht. Bei uns kommen zuerst stabile Daten und danach die Kommunikation.

Im Hintergrund arbeitet eine eigene Benachrichtigungsschicht, die E-Mails geplant und zuverlässig versendet – genau dann und so, wie es der Prozess erfordert.

Tests und Betrieb

Jeder Zahlungs-, Rechnungs- und Buchungspfad ist testbar. Das ist kein Schmuckelement – unsere eigenen Dienste laufen auf diesem System, daher können wir uns keine Unsicherheit leisten.

Hintergrundprozesse laufen kontinuierlich in geplanten Intervallen. Ein System ist nur so zuverlässig, wie seine Automatisierungen dauerhaft laufen. Deshalb haben wir Kontrolle und Überprüfbarkeit von Anfang an eingebaut.

• Installation und Grundeinrichtung in wenigen Minuten,
• Automatische Datenbankvorbereitung beim Start,
• Testabdeckung für Buchungen und Zahlungen.