Kinek való: havi tanfolyam, több alkalom résztvevőnként

Use case 7

Havi tanfolyam, több alkalom / résztvevő

Amikor nem időpontokat osztunk ki, hanem egy egész hónapot

Előtte: az Excel, ami „még működik”

Van egy pont, ahol az admin még azt mondja:
„Ezt megoldjuk Excelben.”

Nem azért, mert szereti.
Hanem mert:

• minden jelentkező mást kér,
• valaki heti egy alkalmat,
• más heti kettőt,
• van, aki csak bizonyos napokon ér rá.

Papíron ez még kezelhető.
A gyakorlatban viszont így néz ki:

• színezett cellák,
• megjegyzések a margón,
• „ezt majd később pontosítjuk” jelölések,
• és az állandó kérdés:
  „Igazságos ez így?”

Nem az időpontok száma a gond.
Hanem az, hogy minden döntés hat a többire.

A valódi probléma: nem egy alkalmat kell kiosztani

Egy havi tanfolyamnál a kérdés nem az, hogy:

„Hova tegyük ezt az embert?”

Hanem az, hogy:

„Ha most ide tesszük, mi történik a hónap egészével?”

Az Excel ezt nem látja.
Az admin fejében viszont ott van:

• ha valaki az elején kap sok alkalmat, más a végén szorul ki,
• ha valaki mindig ugyanarra a napra kerül, torlódás lesz,
• ha most engedünk, később már nincs mozgástér.

Ez az a pont, ahol a kézi tervezés nem lassú, hanem kockázatos.

A szemléletváltás: a hónap egy rendszer

Ebben a use case-ben a rendszer nem egyesével oszt.

Először:

• összegyűjti az összes aktív jelentkezőt,
• látja, ki hány alkalmat kér,
• figyelembe veszi, ki mely napokon ér rá.

Majd egyszerre nézi a teljes hónapot.

Nem „kioszt egy helyet”,
hanem javaslatot tesz egy teljes beosztásra.

Ez alapvető különbség.

Hogyan működik ez a gyakorlatban?

Az admin elindítja az adott hónap tervezését.

A rendszer:

1. megnézi az összes meghirdetett alkalmat,
2. figyelembe veszi az élő foglalásokat,
3. majd sorban, igazságos logika mentén osztja ki a helyeket.

A cél itt az, hogy:

• egy jelentkező alkalmai egymáshoz közel legyenek,
• kialakuljon egy könnyen követhető ritmus,
• és a hónap eleje ne „teljen be” indokolatlanul.

Nem mindenki ugyanazt kapja.
Hanem mindenki azt, amit kért – amennyire a rendszer engedi.

Miért fontos a „tömör” beosztás ebben a helyzetben?

Mert egy tanfolyamnál:

• a rendszeresség számít,
• a megszokás számít,
• az, hogy „minden kedden jövök”, számít.

Ha az alkalmak szétszóródnak:

• nő a lemorzsolódás,
• nő a bizonytalanság,
• az adminnak többet kell magyaráznia.

Ez a működés összetartja a hónapot.

Mit lát az admin a hónap végén?

Mielőtt a következő hónapot elkezdené tervezni, ezt látja:

• minden jelentkező kapott alkalmat,
• a kérések nagy része teljesült,
• nincs indokolatlan torlódás,
• nincs „kivétel kivétel hátán”.

Nem kell visszafejteni,
hogy „miért így lett”.

A rendszer megmagyarázható döntéseket hozott.

Ez az a pont, ahol az Excel végleg értelmét veszti.

Miért nem lehet ezt egy sima naptárral megoldani?

Mert egy naptár:

• egy időpontot lát,
• nem lát hónapot,
• nem lát igényhalmazt.

Ez a működés viszont:

• egyszerre lát mindenkit,
• egyszerre lát mindent,
• és nem reagál, hanem eloszt.

Ez már nem foglalás.
Ez havi kapacitáskezelés.

Kinek való ez a működés?

Annak, aki:

• havi rendszerességű tanfolyamot futtat,
• több alkalmat ad ugyanannak az embernek,
• és nem akar minden hónapban újra „kitalálni” mindent.

Egyetlen naptárral dolgozva
ez már Pro szint.
Nélküle egyszerűen nem megy.