Kinek való: kis létszámú workshopok szervezőinek

Use case 2

Workshop-szervező: kis létszám, személyes döntések

Amikor nem az automatizmus, hanem a kontroll teremti meg a bizalmat

Előtte: a „jó hangulatú”, mégis feszültséggel teli működés

Egy kis létszámú workshop szervezése kívülről sokszor idillinek tűnik.
Nem tömeg.
Nem ipari méret.
„Mindenkit ismerek, mindenki kedves.”

Belülről azonban gyakran így néz ki:

• „Megüresedett egy hely, de nem tudom, kinek szóljak.”
• „Ha most automatikusan betöltöm, lehet, hogy rossz ember jön.”
• „Ha várok, lehet, hogy üres marad.”
• „Ha felveszem, de mégsem jön el, borul az egész dinamika.”

A legtöbb általános foglalórendszer ilyenkor túl gyors.
Azonnal feltölt.
Azonnal visszaigazol.
Azonnal lezárja a döntést.

Csakhogy egy workshopnál a döntés nem technikai, hanem emberi.

A valódi probléma: nem a hely, hanem a felelősség

Egy kis csoportnál minden új résztvevő:

• hatással van a hangulatra,
• befolyásolja a dinamikát,
• és közvetetten az Ön szakmai megítélését is.

Ezért az oktató vagy workshop-vezető fejében nem az a kérdés, hogy:

„Be tudjuk tölteni a helyet?”

Hanem az, hogy:

„Jó lesz-e ez így?”

A legtöbb rendszer ezt a dilemmát nem ismeri.
Úgy kezeli a workshopot, mint egy buszt:
ha van ülés, jöhet bárki.

Itt viszont nem ez történik.

A szemléletváltás: a rendszer ajánl, Ön dönt

Ebben a use case-ben a rendszer nem vesz át döntést, csak teret ad neki.

Amikor felszabadul egy hely:

• nem jön létre automatikusan új foglalás,
• nem válik véglegessé semmi,
• nem zárul le a hely sorsa.

A rendszer személyes helyfelajánlást küld a várólistán lévőknek.

Ez finom, de nagyon fontos különbség.

Nem azt mondja:

„Felvettük Önt.”

Hanem azt:

„Van egy lehetőség. Gondolja át.”

Mi történik a gyakorlatban?

Egy lemondás után a rendszer:

1. kiválasztja a soron következő érdeklődőt,
2. elküldi a személyes értesítést,
3. világos döntési időt ad.

Ha az illető elfogadja:

• a hely előjegyzett státuszba kerül,
• de még nem végleges.

Ez azt jelenti:

• Ön látja, hogy ki lenne a következő résztvevő,
• van ideje átgondolni,
• szükség esetén kapcsolatba léphet vele,
• és Ön erősíti meg a részvételt.

Ha a meghívott nem reagál:

• a lehetőség lejár,
• a rendszer továbblép,
• nincs kellemetlen magyarázkodás.

A hely nem „ragad be”.
A döntés nem csúszik ki a kezéből.

Miért fontos, hogy ez nem azonnali véglegesítés?

Mert a workshop-szervező nem kapkodni akar, hanem felelősen dönteni.

Ebben a működésben:

• nincs meglepetésszerű új név a listán,
• nincs utólagos magyarázat,
• nincs az az érzés, hogy „a rendszer döntött helyettem”.

A rendszer előszűr,
de a végső szó az Öné.

Utána: mit lát az admin másnap reggel?

Nem azt, hogy:

• „betelt a hely, kész”.

Hanem azt, hogy:

• van egy előjegyzett résztvevő,
• van ideje dönteni,
• nincs nyomás,
• nincs sürgetés.

A workshop nem csak megtelik,
hanem úgy telik meg, ahogy Ön szeretné.

Ez a különbség a mennyiség és a minőség között.

Miért nem működik ez egy „sima” foglalóval?

Mert az alapfoglalók:

• a gyorsaságra optimalizálnak,
• nem számolnak az emberi tényezővel,
• és nem tesznek különbséget esemény és esemény között.

Ez a működés viszont felismeri:

• hogy egy workshop nem tömegtermék,
• hogy a döntés érték,
• és hogy a kontroll nem hátrány, hanem előny.

Kinek való ez a működés?

Annak, aki:

• kis létszámú, minőségi alkalmakat tart,
• fontosnak tartja a csoportdinamikát,
• és nem akar „automatizmus áldozata” lenni.

Ez a megközelítés már túlmutat az alapfoglaláson,
de még nem igényel teljes szervezési automatizmust.

Ehhez a működéshez a Pro csomag illeszkedik.
Nem azért, mert kevesebb,
hanem mert pont annyit vesz le a válláról, amennyit kell.