Kinek való: oktatási vezetők, akik több párhuzamos képzést futtatnak

Use case 1

Oktatási vezető: több párhuzamos képzés, állandó átrendeződés

Amikor nem a jelentkezők száma a gond, hanem az elosztásuk

Előtte: a látszólag működő káosz

Egy oktatási vezető ritkán mondja ki hangosan, hogy „szétcsúszott a rendszer”.
Inkább így fogalmaz:

• „Mindig van teltházas csoport, meg félházas.”
• „A várólista nő, miközben máshol még van hely.”
• „Sokan az utolsó pillanatban jelentkeznek, aztán meg variálnak.”
• „Folyton hozzá kell nyúlni, különben borul az egész.”

Papíron minden rendben van.
A képzés meghirdetve.
A csoportok elindulnak.
Az emberek jelentkeznek.

A probléma nem az, hogy nincs érdeklődés.
A probléma az, hogy az érdeklődés egyenetlenül terheli a rendszert.

Az egyik csoport túlzsúfolt.
A másik épphogy életképes.
A harmadiknál ott a várólista – miközben máshol lenne még hely.

És ilyenkor jön a manuális tűzoltás:

• kinek írjunk,
• kit kérjünk meg átváltásra,
• kit hagyjunk békén,
• mit csináljunk a friss jelentkezőkkel.

Ez nem szervezés. Ez folyamatos reagálás.

A rejtett probléma: nem a várólista a gond

A legtöbb rendszer ilyenkor egy dolgot tud:

„Ha felszabadul egy hely, felveszünk valakit a várólistáról.”

Ez elsőre logikusnak tűnik.
Valójában azonban rossz sorrendben kezeli a helyzetet.

Mert a kérdés nem az, hogy:

„Ki vár kint?”

Hanem az, hogy:

„Bent hogyan oszlanak el a résztvevők?”

Egy több párhuzamos csoporttal futó képzésnél a stabilitást nem a gyors feltöltés, hanem az egyensúly adja.

Ha ezt nem kezeli a rendszer, akkor az admin:

• egyesével alkudozik,
• magyarázkodik,
• manuálisan mozgat,
• és közben mindig attól fél, hogy valaki megsértődik.

A szemléletváltás: először rendet teszünk, csak utána töltünk

Ebben a use case-ben a rendszer nem a várólistával kezd.

Először azt nézi meg:

• hol torlódott fel a létszám,
• melyik csoportnál van feszültség,
• és kik azok, akik a legkésőbb döntöttek.

Ez fontos különbség.

A későn jelentkezők:

• még nem építették be a képzést az életükbe,
• rugalmasabbak az időponttal,
• kevésbé kötődnek az adott csoporthoz.

A rendszer ezért őket kezeli először, és csak akkor,
ha ez nem okoz ütközést,
nem lépi túl az egy e-mailhez tartozó helyek számát,
és nem borítja fel más foglalását.

Nem mindenkit mozgat.
Csak azt, akinél ez észrevétlenül megtehető.

Hogyan működik ez a gyakorlatban?

Amikor egy „központi” csoportban felszabadul egy hely, a rendszer nem rohan azonnal a várólistához.

Először:

1. Megnézi a párhuzamosan futó csoportokat.
2. Kiválasztja azokat a résztvevőket, akik későn csatlakoztak.
3. Ellenőrzi, hogy egy áthelyezés:
• nem ütközik más időponttal,
• nem lépi túl az e-mailenként engedett helyszámot,
• nem okoz duplikációt.

Ha ezek rendben vannak, az áthelyezés csendben megtörténik.
Nincs körlevél.
Nincs pánik.
Nincs kézi egyeztetés.

Az elosztás körkörösen történik, hogy ne mindig ugyanaz a csoport kapja a terhelést.

Csak ezután jön a következő lépés.

A várólista szerepe: lehetőség, nem kényszer

Miután a rendszer rendet tett a meglévő csoportok között,
felszabadul egy valódi hely.

Ekkor a várólistán lévők:

• személyes helyfelajánlást kapnak,
• világos döntési idővel,
• azzal az üzenettel, hogy ez most valóban elérhető.

Ha elfogadják, a hely azonnal véglegessé válik.
Nincs lebegő állapot.
Nincs „majd még visszahívjuk”.

Ha nem reagálnak időben, a rendszer továbbmegy.
Nem könyörög.
Nem vár napokig.

Ez nem keménység.
Ez kiszámíthatóság.

Utána: mit lát az admin másnap reggel?

Nem grafikonokat.
Nem piros figyelmeztetéseket.

Hanem ezt:

• a csoportlétszámok közel azonosak,
• a várólista mozgott,
• nem maradt beragadt üres hely,
• nem érkezett reklamáció.

Nincs érzés, hogy „ma is túléltem”.
Van érzés, hogy a rendszer dolgozott.

Az admin nem döntéseket hoz, hanem ellenőriz.
Nem kapkod, hanem felügyel.

Ez óriási különbség.

Miért nem „csak egy időpontfoglaló”?

Mert egy sima időpontfoglaló:

• rögzít,
• számol,
• sorba állít.

Ez a működés viszont:

• felismeri a szervezési mintázatokat,
• kezeli a későn hozott döntések hatását,
• és nem az embereket kényszeríti alkalmazkodásra,
  hanem a rendszert teszi rugalmasabbá.

Ez nem funkció.
Ez szervezési intelligencia.

Kinek való ez a működés?

Annak, aki:

• több párhuzamos csoportot futtat,
• nem akar minden átrendezésnél e-mailezni,
• és elfogadja, hogy a stabilitás nem kézi munkából születik.

Ez már nem belépő szint.
Ez tudatos működés.

Ehhez a szemlélethez a Pro csomag illeszkedik.
Nem azért, mert „többet tud”,
hanem mert ezt a fajta nyugalmat teszi lehetővé.