Felhasználási példa: oktatási vezető - több párhuzamos csoport kezelése (több csoportos tanfolyam várólista megoldás)

Felhasználási példa: oktatási vezető, több párhuzamos csoport kezelése

Ez a gyakorlatban egy több csoportos tanfolyam várólista megoldás, ami úgy javítja a kihasználtságot, hogy közben a résztvevőknek is átlátható marad a folyamat.

Hétfő reggel 8:15. Nóra, az oktatási vezető megnyitja a képzési központ foglalási rendszerét, ahol egyszerre futnak nyelvtanfolyamok, informatikai képzések és felzárkóztató kurzusok több idősávban:

• az egyik esti angol csoport tele van,
• a kedd délelőtti programozó tanfolyam félig üres,
• közben a várólistán még 14 érdeklődő áll különböző csoportokra.

Nem az a baj, hogy nincs jelentkező. Az a baj, hogy rossz csoportban, rossz idősávban vannak.

Egy több párhuzamos oktatási csoportot kezelő képzőhelyen ez mindennapos helyzet: különböző szintű tanfolyamok, párhuzamos kurzusok, eltérő létszámkorlátok és folyamatos jelentkezések. Ha ezt kézzel kell egyensúlyban tartani, az könnyen káoszhoz vezet.

Régen erre ment el a délelőtt: e-mailek, telefonok, „jó lenne másik csoport?”, majd újra ellenőrizni, hogy ne legyen dupla foglalás két párhuzamos tanfolyamon. Mire rend lett, már jött is két új jelentkező, és kezdődött elölről a csoportok átszervezése.

Most a folyamat sokkal földhözragadtabb, mert a rendszer a teljes képzési struktúrát látja egyszerre:

1. A rendszer először a meglévő oktatási csoportokat rendezi, nem a várólistát kezdi el piszkálni.
2. Megkeresi azokat a résztvevőket, akiknél reális az áthelyezés egy másik, párhuzamos csoportba.
3. Először azoknál javasol váltást, akik későn jelentkeztek, ezért jellemzően rugalmasabbak az idősávot illetően.
4. Csak olyan áthelyezést enged, ami nem okoz ütközést más kurzusokkal, és nem hoz létre duplikációt.

Amikor így felszabadul egy tényleges hely valamelyik képzési csoportban, akkor megy ki az ajánlat a várólistára, határidővel. Ha valaki elfogadja, kész. Ha nem reagál, a rendszer továbblép a következő jelentkezőre. Nincs napokig lebegtetett státusz és kézi utánkövetés.

Nóra ebből annyit lát, hogy reggelre kiegyensúlyozottabbak a tanfolyami csoportok, jobban kihasználtak a párhuzamos kurzusok, kevesebb a reklamáció, és nem neki kell minden áthelyezést kézzel végigzongorázni.

Ez egy olyan foglalási és csoportkezelési logika, ami kifejezetten több párhuzamos oktatási csoport, tanfolyam és képzés egyidejű szervezésére lett kitalálva — lényegében egy nyugodtan működő több csoportos tanfolyam várólista megoldás.

Nem látványos, csak működik. Pont ez a lényeg.

Csoportos szervezésnél és közös döntéseknél ezt jól kiegészíti a Mi az csoportos eseményfoglalás anyaggal, majd összevetni a testvérhelyzeteket: Havi tanfolyam szervezés több időpont és Terápiás csoport egyenletes ritmus; végül a tágabb kontextushoz hasznos a kapcsolódó cikk: Miért érdemes várólistát használni: döntési rendszer túljelentkezés esetén.