Kinek való: havi tanfolyam szervezés, több alkalom résztvevőnként

Felhasználási példa: havi tanfolyam szervezés több alkalommal, ugyanannak a résztvevőnek

A havi tanfolyam szervezés egy nyelviskolában minden hónapban újratervezést igényel. Körülbelül 35 tanuló jár, és sokan heti két alkalmat kérnek, de eltérő napokon érnek rá.

Régen ezt egy közös táblázatban rakták össze. A hónap közepére mindig ugyanaz történt:

• az első hetek túl gyorsan beteltek,
• maradtak szétszórt, nehezen használható helyek,
• és jöttek a körök, hogy „akkor kit hova tegyünk át”.

A gond nem az volt, hogy kevés az időpont, hanem az, hogy minden kézi módosítás borította a többi ember beosztását is.

Mi változott a rendszerrel?

A havi tanfolyam szervezés itt nem egyes foglalásokkal indul, hanem a teljes hónappal. A rendszer egyszerre nézi:

• ki hány alkalmat kér,
• ki mely napokon ér rá,
• és hol vannak már meglévő foglalások.

Ezután javasol egy teljes havi elosztást, amit az admin át tud nézni és szükség esetén finomítani. Így a havi tanfolyam szervezés kiszámíthatóbb, gyorsabb és kevésbé hibázik.

Mit látnak ebből a mindennapokban?

• Kevesebb ütközés és kevesebb utólagos átszervezés.
• A tanulók nem csak a hónap elején kapnak helyet.
• Aki heti két alkalmat kér, nagyobb eséllyel kap vállalható ritmust.

Az adminnak ez főleg időnyereség: nem nulláról rakja össze minden hónapban a táblát, hanem egy működő javaslatból indul. Ha a cél a stabil havi tanfolyam szervezés, ez a folyamat érezhetően leveszi a terhet a csapatról.

Csoportos szervezésnél és közös döntéseknél ezt jól kiegészíti a Mi az csoportos eseményfoglalás anyaggal, majd összevetni a testvérhelyzeteket: Oktatásvezető kiegyensúlyozott csoportok és Családi program közös döntések; végül a tágabb kontextushoz hasznos a kapcsolódó cikk: Betelt események utáni káosz.