Nem az a cél, hogy mindenki az elejére kerüljön
Felhasználási példa: havi egyenletes terhelés sok résztvevővel (foglalás terhelés elosztás)
A hónap eleje mindig megtelik, a vége kong. A rendszer széthúzza a terhelést, hogy kiszámítható maradjon a munka, és a foglalás terhelés elosztás ne kézi tűzoltásból álljon.
Felhasználási példa: havi egyenletes terhelés sok résztvevővel
Egy fejlesztőközpontban 60 gyerek jár heti rendszerességgel, de a szülők többsége mindig a hónap elejére kér időpontot. Ilyenkor a foglalás terhelés elosztás minősége dönti el, hogy fenntartható marad-e a működés.
A gyakorlatban ez úgy nézett ki, hogy:
- az első hét hamar betelt,
- a második héten már kapkodtak az adminok,
- a hónap vége pedig félig üres maradt.
A csapat nem volt alultervezve, mégis voltak túlterhelt napok és ideges telefonok, hogy „nem férünk be”.
Mi változott a rendszer bevezetése után?
A havi tervezésnél nem csak azt nézik, hogy hol van még üres hely, hanem azt is, hogy a teljes hónap mennyire egyenletes. A célzott foglalás terhelés elosztás itt azt jelenti, hogy a rendszer nem csak reagál, hanem előre is egyensúlyoz.
Ha valaki a hónap elején már kapott időpontot, a következő alkalmat a rendszer inkább későbbre ajánlja, ahol még van mozgástér.
Ettől:
- kevesebb lett az első heti torlódás,
- kisebb lett a hónap végi üresjárat,
- és az adminnak ritkábban kellett kézzel átpakolni mindent.
- a foglalás terhelés elosztás pedig átlátható, visszanézhető folyamattá vált.
Mit lát ebből a résztvevő?
Nem azt, hogy „nem kapott jó időpontot”, hanem azt, hogy kiszámíthatóan sorra kerül, és nem marad ki hetekre.
Miért jobb ez, mint a kézi Exceles tervezés?
Mert kézzel könnyű csak a következő szabad helyig látni. Itt viszont a rendszer egyszerre kezeli a teljes hónapot, ezért nem borul fel minden egy-egy módosítástól.
Hogy a rotáció és a megélt igazságosság hónapról hónapra stabil maradjon, érdemes együtt olvasni a Mi az időpontfoglaló rendszer anyaggal, majd összevetni a testvérhelyzeteket: Műszakbeosztás igazságos rotáció és Oktatásvezető kiegyensúlyozott csoportok; végül a tágabb kontextushoz hasznos a kapcsolódó cikk: Időpontfoglaló rendszer és kapacitáskezelés: mi történik egy betelt esemény után.
Gyakori kérdések
Miért jobb a széthúzás, mint a „minél előbb” logika?
Mert hosszú távon stabilabb terhelést ad, és nem kényszeríti a csapatot az első hetek túlóráira. A foglalás terhelés elosztás így tervezhető, nem kampányszerű.
Mi történik, ha a későbbi időpontokra senki nem jelentkezik?
A rendszer célzott ajánlatokat küld a rugalmas résztvevőknek, és ösztönzi a kiegyenlített időpontfoglalást.
Egy naptárhoz általában a Pro csomag elég – árak itt
Workshop-szervezéshez méretezett csomagok, stabil és átlátható foglalási működéssel.