Terminbuchungssystem ≠ Kapazitätsmanagement
Was ist ein Terminbuchungssystem?
Terminbuchungssysteme dienen dazu, Termine strukturiert zu vergeben.
Sie zeigen freie Plätze an, verwalten Anmeldungen und helfen, Überschneidungen zu vermeiden.
Solange freie Kapazitäten vorhanden sind, funktionieren diese Systeme besonders gut.
Sie machen den Kalender übersichtlich, reduzieren den Verwaltungsaufwand und geben einen klaren Rahmen für die
Anmeldung.
Auf welcher Annahme basieren diese Systeme?
Die Funktionsweise von Terminbuchungssystemen beruht auf einer grundlegenden, meist unausgesprochenen Annahme:
– es gibt freie Plätze
– das Ziel ist, dass jemand sie bucht
In dieser Situation ist die Frage einfach:
wer meldet sich wann für welchen Termin an.
Solange diese Annahme zutrifft, entsteht im System keine besondere Spannung.
Was passiert, wenn diese Annahme nicht mehr zutrifft?
Der Bruch entsteht, wenn eine Veranstaltung ausgebucht ist.
Wenn es mehr Anmeldungen gibt als verfügbare Plätze.
Dann ist der Termin nicht mehr die eigentliche Frage.
Es gibt nichts mehr zu buchen.
Das System basiert jedoch weiterhin auf derselben Logik:
Buchung.
Während die reale Situation bereits eine ganz andere ist.
Was bedeutet Kapazität in diesem Fall?
An diesem Punkt sprechen wir nicht mehr von einem Terminproblem, sondern von Kapazität.
Kapazität ist kein Datum und keine Uhrzeit.
Kapazität ist eine Abfolge von Entscheidungen:
– wer nachrückt, wenn ein Platz frei wird
– welche Reihenfolge als fair gilt
– wie sich Ad-hoc-Lösungen vermeiden lassen
Kapazitätsmanagement dreht sich nicht um die Buchung, sondern darum, was nach der Buchung passiert.
Macht das Terminbuchungssysteme schlecht?
Nein.
Ein Terminbuchungssystem ist weder fehlerhaft noch veraltet und auch kein „schlechtes System”.
Es wurde einfach nicht für diese Situation entwickelt.
Es löst ein anderes Problem:
die Verteilung freier Kapazitäten.
Wenn die Frage jedoch lautet, wie mit Überbuchung umzugehen ist, bewegen wir uns auf einer anderen Denkschicht.
Woran erkennt man, dass es kein Terminproblem mehr ist?
Meist nicht an einem einzelnen Zeichen, sondern an wiederkehrenden Mustern:
– manuelle E-Mails nach der Ausbuchung
– Rundmails mit „ein Platz ist frei geworden”
– eine Warteliste, an die sich niemand herantraut
– nachträgliche Erklärungen, warum gerade diese Person aufgenommen wurde
Das sind keine technischen Fehler.
Das sind Anzeichen dafür, dass die Situation das ursprüngliche Modell überholt hat.
Wenn die Frage persönlich wird
Wenn Ihnen diese Situationen bekannt vorkommen, suchen Sie vermutlich kein weiteres Terminbuchungssystem.
Sondern eine Antwort darauf, wie Ordnung gehalten werden kann,
wenn es keine freien Plätze mehr gibt.
👉 [Für wen geeignet: Wenn Ihre Veranstaltung ausgebucht ist – und hier beginnen die Probleme]
Aus einer anderen Perspektive läuft auch die Wartelistenfrage darauf hinaus:
nicht als Liste, sondern als Entscheidungssystem.