Wartelistenmanagement – keine passive Warteschlange
Was bedeutet eine Warteliste normalerweise?
Eine Warteliste ist meist eine einfache Erfassung.
Dort stehen Personen, die an etwas teilnehmen möchten,
aber derzeit keinen Platz haben.
Das Ziel ist dabei meist nur:
– Anmeldungen nicht zu verlieren
– eine Reihenfolge zu haben
– „sie zu informieren, wenn etwas frei wird”
Dieser Ansatz funktioniert, solange die Warteliste nur existiert.
Die Warteliste als „Parkplatz”
In der Praxis ist die Warteliste oft ein Parkplatz.
Eine Liste:
– mit Namen
– mit zeitlicher Reihenfolge
– ohne konkreten Ablauf
Sie ist da, aber niemand arbeitet aktiv mit ihr.
Sie erzeugt keine Spannung, solange sie nicht genutzt werden muss.
Wenn ein Platz frei wird
Die Spannung entsteht in dem Moment, in dem tatsächlich entschieden werden muss.
Ein Platz wird frei.
Und plötzlich stehen diese Fragen im Raum:
– wer soll aufgenommen werden?
– zählt die Reihenfolge oder etwas anderes?
– wer übernimmt die Verantwortung für die Entscheidung?
Hier zeigt sich, dass das Problem nicht die Liste ist,
sondern das Fehlen eines Entscheidungsrahmens dahinter.
Warum reicht eine Warteliste für sich genommen nicht aus?
Eine Warteliste allein liefert keine:
– Regeln
– Entscheidungslogik
– Fairnessprinzipien
Sie ist nur Datenmaterial.
Bei Überbuchung werden diese Lücken sichtbar.
Die Liste ist vorhanden, sagt aber nicht, was zu tun ist.
Wenn die Warteliste zum Entscheidungssystem wird
Sobald regelmäßig Plätze frei werden, verändert sich die Bedeutung der Warteliste.
Ab diesem Punkt:
– bekommt die Reihenfolge Bedeutung
– wird Transparenz wichtig
– wird Konsequenz zur Reputationsfrage
Ab hier ist die Warteliste keine passive Erfassung mehr,
sondern ein Entscheidungssystem.
Die Frage ist nicht mehr, ob es eine Warteliste gibt,
sondern wie sie funktioniert, wenn echte Entscheidungen getroffen werden.
Anzeichen dafür, dass die Warteliste zur Belastung wird
Das geschieht meist nicht auf einmal, sondern in Mustern:
– verzögerte Rückmeldungen an Interessenten
– manuelle Abstimmung vor jedem frei werdenden Platz
– Rechtfertigungen, warum gerade diese Person aufgenommen wurde
– interne Unsicherheit: „Was gilt als fair?”
Das sind keine organisatorischen Fehler.
Das sind Zeichen dafür, dass die Situation die „Listenlogik” überholt hat.
Wenn die Frage nicht mehr theoretisch ist
An diesem Punkt geht es nicht mehr darum,
ob eine Warteliste nötig ist.
Sondern darum, was wir mit ihr machen, wenn entschieden werden muss.
👉 [Für wen geeignet: Wenn Ihre Veranstaltung ausgebucht ist – und hier beginnen die Probleme]
Wenn Ihnen das Thema Warteliste bekannt vorkommt,
lohnt es sich auch zu betrachten, warum das zugrunde liegende Modell selbst oft scheitert.
👉 [Blog: Die einzelne Terminbuchung scheitert nicht am Kalender]