Wenn Ihre Veranstaltung ausgebucht ist – und hier beginnen die Probleme
Wenn Ausbuchung noch wie Erfolg wirkt
Die Veranstaltung ist ausgebucht.
Alle Plätze sind vergeben.
Von außen betrachtet wirkt das eindeutig wie
ein Erfolg.
Die Arbeit scheint erledigt zu sein:
Es gab Interesse, es gab Anmeldungen, die Kapazität ist voll.
Viele
Veranstalter würden hier einen Schlussstrich ziehen.
Der Punkt, an dem Erfolg zur Belastung wird
Der Prozess endet jedoch nicht mit der Ausbuchung.
Anmeldungen kommen weiterhin herein.
Fragen tauchen auf.
„Was ist, wenn ein Platz frei wird?”
„Geben
Sie mir Bescheid, falls ich doch noch teilnehmen kann.”
An diesem Punkt taucht die Frage auf, auf die die meisten Systeme keine Antwort mehr geben:
und was
jetzt?
Für wen ist diese Seite?
Diese Seite richtet sich an alle, für die Ausbuchung kein Ausnahmefall, sondern ein wiederkehrender Zustand ist.
An diejenigen, die:
– Workshops, Trainings und Gruppenprogramme organisieren
– mit Veranstaltungen mit begrenzter Teilnehmerzahl arbeiten
– Gruppen in Durchläufen oder zeitlich begrenzt starten
– regelmäßig mit Überbuchung konfrontiert sind
Es geht nicht um eine Branche.
Es geht um eine Situation.
Die unsichtbare Arbeit, über die selten gesprochen wird
Nach der Ausbuchung entsteht eine Menge Arbeit, die von außen kaum sichtbar ist:
– manuelle E-Mails an Interessenten
– Abstimmung über frei werdende Plätze
– Verwaltung von Wartelisten
– Entscheidungen, die niemand gerne trifft
Das ist keine organisatorische Schwäche.
Es ist schlicht der Punkt, an dem die Situation größer geworden ist als das, was die ursprünglichen Werkzeuge leisten
können.
Warum helfen die gewohnten Lösungen hier nicht?
Terminbuchungssysteme funktionieren gut,
solange es etwas zu buchen gibt.
Eine Warteliste ist bequem,
solange keine echten Entscheidungen getroffen werden müssen.
Wenn jedoch regelmäßig mehr Anmeldungen als Plätze vorhanden sind,
ist das Problem nicht mehr technischer Natur.
Es fehlen keine Funktionen, sondern ein organisatorischer Rahmen.
Die eigentliche Frage
An diesem Punkt lautet die Frage nicht mehr,
wie noch mehr Personen aufgenommen werden können.
Sondern:
– wie sich die Situation nach der Ausbuchung ordnen lässt
– wie konsequent entschieden werden kann
– wie sich Ad-hoc-Lösungen vermeiden lassen
– wie Vertrauen und das Gefühl von Fairness erhalten bleiben
Das ist keine Buchung mehr.
Das ist Betrieb.
Wenn systemisches Denken erforderlich wird
An diesem Punkt geht es nicht mehr um ein weiteres Tool.
Und auch nicht um einen Trick.
Sondern darum, dass der Zustand nach der Ausbuchung
ein eigenes Betriebsmodell erfordert.
👉 [Startseite – der systemische Ansatz]
Wenn Sie sehen möchten, wie dies auf unterschiedlichen Reifegraden der Organisation aussieht,
lohnt sich auch ein Blick auf die Preislogik.
👉 [Preise – Reifestufen der Organisation]
Ein letzter Gedanke
Es muss nicht sofort alles gelöst werden.
Es reicht zu erkennen, dass in dem Moment, in dem Ihre Veranstaltung ausgebucht ist,
eine andere Frage beginnt.
Und darauf geben nicht mehr dieselben Werkzeuge eine Antwort.