Időpontfoglaló rendszer ≠ kapacitáskezelés
Mi az az időpontfoglaló rendszer?
Az időpontfoglaló rendszerek arra valók, hogy strukturált módon lehessen időpontokat lefoglalni.
Megmutatják a
szabad helyeket, kezelik a jelentkezéseket, és segítenek elkerülni az ütközéseket.
Amíg van szabad kapacitás, ezek a rendszerek kifejezetten jól működnek.
Áttekinthetővé teszik a naptárt,
csökkentik az adminisztrációt, és világos keretet adnak a jelentkezéshez.
Milyen feltételezésre épülnek ezek a rendszerek?
Az időpontfoglalók működésének van egy alapvető, többnyire kimondatlan feltételezése:
– van elérhető hely
– a cél az, hogy valaki lefoglalja azt
Ebben a helyzetben a kérdés egyszerű:
ki, mikor, melyik időpontra jelentkezik.
Amíg ez a feltételezés igaz, nincs különösebb feszültség a rendszerben.
Mi történik, amikor ez a feltételezés már nem igaz?
A törés ott jelenik meg, amikor egy esemény betelik.
Amikor több jelentkező van, mint ahány hely.
Ilyenkor az időpont már nem kérdés.
Nincs mit lefoglalni.
A rendszer azonban továbbra is ugyanarra a logikára épül:
foglalásra.
Miközben a valós helyzet már egészen
más.
Mit jelent ilyenkor a kapacitás?
Ebben a pontban nem időpont-problémáról beszélünk, hanem kapacitásról.
A kapacitás nem egy dátum vagy egy óra.
A kapacitás döntések sorozata:
– ki kerül be, ha felszabadul egy hely
– milyen sorrend számít igazságosnak
– hogyan lehet elkerülni az ad
hoc megoldásokat
A kapacitáskezelés nem a foglalásról szól, hanem arról, mi történik a foglalás után.
Ettől rossz az időpontfoglaló?
Nem.
Az időpontfoglaló nem hibás, nem elavult, és nem „rossz rendszer”.
Egyszerűen nem erre a helyzetre készült.
Más problémát old meg:
a szabad kapacitás elosztását.
Amikor viszont a kérdés már az, hogy mit kezdünk a túljelentkezéssel, egy másik gondolkodási szintre kerülünk.
Miből lehet felismerni, hogy már nem időpont-problémáról van szó?
Általában nem egyetlen jelből, hanem visszatérő mintákból:
– kézi e-mailek betelés után
– „felszabadult egy hely” körlevelek
– várólista, amihez senki nem mer
hozzányúlni
– utólagos magyarázkodás, miért pont ő került be
Ezek nem technikai hibák.
Ezek annak a jelei, hogy a helyzet kinőtte az eredeti modellt.
Amikor a kérdés személyessé válik
Ha ezek a helyzetek ismerősek, akkor valószínűleg nem egy újabb időpontfoglalót keresel.
Hanem választ arra, hogyan lehet rendet tartani akkor,
amikor már nincs több hely.
👉 [Kinek való: Amikor az eseményed betelt – és itt kezdődnek a gondok]
Más megközelítésben a várólista kérdése is ide fut ki:
nem mint lista, hanem mint döntési rendszer.
👉 [GYIK: Várólista kezelés – nem passzív sor]