Group Event Operations – admin útmutató

1. Mire való ez a funkció?

A Group Event Operations a csoportos szolgáltatások egy-egy konkrét eseményének (occurrence) operatív előkészítését és a megerősített résztvevők tájékoztatását segíti. Az admin:

• szolgáltatásszinten újrahasznosítható eseményrészlet-alapértékeket adhat meg;
• ezeket az új eseményekre automatikusan átmásolhatja;
• a konkrét eseményen eltérő helyszínt, linket vagy instrukciót rögzíthet;
• a meglévő jövőbeli eseményeket ellenőrzött módon frissítheti;
• küldés előtt előnézheti az eseményrészleteket és a címzettek összesítését;
• a részleteket külön e-mailben sorba állíthatja minden megerősített résztvevőnek;
• követheti a korábbi küldések állapotát, és csak a sikertelen címzetteket próbálhatja újra.

Aktuális funkcióhatár: az admin felület jelenlegi küldési folyamata a mentett eseményrészleteket küldi a confirmed (megerősített) foglalásoknak. Egyedi szabad szöveges üzenet, más státuszú célcsoport vagy kézi címzettkijelölés ezen a felületen még nem érhető el.

2. Előfeltételek és hozzáférés

A funkció használatához minden alábbi feltételnek teljesülnie kell:

1. A szolgáltatás típusa csoportos (Group).
2. A fiók aktív csomagja Basic, Pro vagy Enterprise. Free és Starter csomagban a funkció nem része az előfizetésnek.
3. A bejelentkezett felhasználó a fiók adminja vagy kulcsfelhasználója (a globális admin is hozzáférhet).
4. Az esemény valóban az aktuális fiók egyik szolgáltatásához tartozik.
5. A Group Event Operations globálisan engedélyezett, és nincs bekapcsolva a vészleállítás.

A felület és a szerver ugyanazokat a jogosultságokat ellenőrzi. Egy másik fiók eseményazonosítójával nem lehet adatot lekérni; az ilyen esemény nem találhatóként jelenik meg.

3. Alapfogalmak

Az öröklés legfontosabb szabálya

A szolgáltatás alapértéke nem élő kapcsolat. Új csoportos esemény létrehozásakor az alapértékek bemásolódnak az eseménybe. A szolgáltatás későbbi módosítása ezért nem írja át észrevétlenül a meglévő eseményeket. Küldéskor mindig a konkrét eseményben mentett pillanatkép renderelődik.

4. Az eseményrészletek mezői

Az alábbi mezők a Szolgáltatások → Szerkesztés oldalon alapértékként, az Események → Szerkesztés oldalon pedig eseményszinten adhatók meg.

Az üres szöveges mezőket a rendszer üres értékként menti. A linkek nem tartalmazhatnak felhasználónevet/jelszót, vezérlőkaraktert, localhost vagy privát/fenntartott IP-címet. A megadott URL-t a szerver nem tölti le.

5. Szolgáltatásszintű alapértékek beállítása

1. Nyissa meg az Admin → Szolgáltatások oldalt.
2. Hozzon létre egy új csoportos szolgáltatást, vagy válassza egy meglévő csoportos szolgáltatás Szerkesztés műveletét.
3. Az Esemény részleteinek alapértékei blokkban töltse ki az ismétlődő adatokat.
4. Mentse a szolgáltatást.

Az alapérték-blokk csak csoportos szolgáltatásnál jelenik meg. Minden olyan új esemény, amelyet ezután hoz létre ehhez a szolgáltatáshoz, megkapja az aktuális alapértékek másolatát és a forrás verzióját.

Jó gyakorlat

• Alapértékként csak valóban ismétlődő adatot rögzítsen.
• Az egyszer használatos belépési linket vagy eltérő teremszámot inkább a konkrét eseményen adja meg.
• Az alapérték módosítása után ellenőrizze a jövőbeli események eltéréslistáját; a mentés önmagában nem küld e-mailt és nem frissíti automatikusan a régieket.

6. Alapértékek alkalmazása meglévő eseményekre

A szolgáltatás szerkesztőoldala felsorolja a szolgáltatáshoz tartozó, scheduled állapotú, jövőbeli eseményeket és mezőnként megmutatja az esemény aktuális, illetve a szolgáltatás alapértelmezett értékét.

1. Nyissa meg a csoportos szolgáltatás szerkesztését.
2. Válassza az alapértékek alkalmazását.
3. Jelölje ki a frissítendő jövőbeli eseményeket.
4. Válasszon propagálási módot.
5. Ellenőrizze az eltéréseket, majd alkalmazza a módosítást.

Propagálási módok

A művelet csak az aktuális szolgáltatás kijelölt, jövőbeli, ütemezett eseményeit érintheti. Múltbeli, törölt, nem ütemezett vagy más szolgáltatáshoz tartozó esemény kimarad. Az eredmény megmutatja a frissített, változatlan és kihagyott elemek számát. A módosítás auditnaplóba kerül, de nem indít automatikus újraküldést.

7. Egy konkrét esemény szerkesztése

1. Nyissa meg az Admin → Események oldalt.
2. Válassza ki az eseményt, majd kattintson a Szerkesztés műveletre.
3. Az Esemény részletei panelen ellenőrizze a Draft/Ready jelvényt és a hiányzó elemeket.
4. Módosítsa az adott időpontra érvényes mezőket.
5. Mentse az eseményt.

A felület jelzi, mely mezők térnek el a szolgáltatás alapértékétől. Az Alapértékek újraalkalmazása párbeszédben mezőnként látható az aktuális és az alapértelmezett érték; csak a kijelölt mezők cserélődnek.

Párhuzamos szerkesztés

Az esemény verziószámmal védett. Ha egy másik admin az oldal megnyitása után már mentette ugyanazt az eseményt, a rendszer nem írja felül csendben a frissebb adatot. Töltse újra az oldalt, ellenőrizze a változásokat, majd ismételje meg a saját módosítását.

8. Draft és Ready állapot

Az esemény akkor Ready, ha mindhárom feltétel teljesül:

1. legalább egy elérési mód megvan: cím vagy online esemény URL;
2. a kapcsolattartó neve ki van töltve;
3. legalább egy kapcsolattartási csatorna megvan: e-mail vagy telefonszám.

Minden más esetben az állapot Draft, és a felület felsorolja a hiányzó kategóriákat. Draft részletek előnézhetők a szerkesztés során, de a megerősített résztvevőknek szóló küldési oldal csak mentett, Ready eseménynél nyitható meg.

9. Előnézet és kiküldés

9.1 Tartalmi előnézet

Az esemény kezelőoldalán az Esemény részletei kártya a kitöltött adatokat mutatja. Az Előnézet külön lapon megnyitja a mentett briefinget. Mindig ellenőrizze:

• a fiók időzónájában megjelenő dátumot és időpontot;
• a fizikai címet vagy az online csatlakozási linket;
• az érkezési és felkészülési instrukciókat;
• a kapcsolattartó adatait;
• a lemondási és fizetési információkat;
• hogy nincs-e véletlenül érzékeny vagy marketingcélú tartalom a szövegben.

9.2 Címzett-előnézet

Ready eseménynél válassza a Részletek küldése műveletet. A küldési előnézet megmutatja:

• a ténylegesen bevonható, megerősített címzettek számát;
• a státuszuk miatt kizárt foglalások számát;
• az érvénytelen vagy hiányzó e-mail-cím miatt kizárt elemek számát;
• az e-mail-cím szerinti duplikáció miatt kizárt elemek számát.

Az előnézet nem hoz létre üzenetet és nem küld e-mailt. Ha nincs érvényes megerősített címzett, a küldés gomb le van tiltva.

9.3 Kiküldés

1. Ellenőrizze újra a tartalmat és az összesített címzetti számokat.
2. Válassza a Megerősítés és sorba állítás műveletet.
3. A rendszer a megerősítés pillanatában újraszámolja a címzetteket, elmenti a tartalom- és címzettpillanatképet, majd címzettenként külön outbox-elemet hoz létre.
4. A háttérfolyamat ezután dolgozza fel a sorba állított e-maileket.

A címzettek nem látják egymás e-mail-címét: mindenki külön levelet kap, CC/BCC címzettlista nélkül. A dupla kattintás vagy ugyanazon kérés megismétlése ellen idempotenciakulcs védi a küldést.

10. Címzettek kiválasztása és nyelve

A jelenlegi részletküldés csak az adott eseményhez tartozó, confirmed státuszú foglalásokból dolgozik.

• Cancelled, customer-cancelled, completed, no-show, pending és waitlisted foglalás nem kap ilyen levelet.
• Az e-mail-címeket a rendszer levágott szóközökkel és kisbetűsen hasonlítja össze.
• Ugyanaz az e-mail-cím csak egyszer kerül a címzetti pillanatképbe.
• Hibás e-mail-cím kimarad, és megjelenik a kizárási összesítésben.
• A levél nyelve a foglalás nyelve (hu, en vagy de); nem támogatott értéknél a fiók nyelve, végül a magyar az alapértelmezés.
• Ha a nyilvános önkiszolgálás engedélyezett, a levél időkorlátos foglaláskezelési/lemondási linket is tartalmazhat.

11. Küldési előzmények és újrapróbálás

A küldési előnézet alatt a Korábbi küldések táblázat occurrence-önként mutatja:

• az üzenet azonosítóját;
• a sorba állítás helyi időpontját;
• az üzenet összesített állapotát;
• a címzettek technikai állapot szerinti darabszámát.

Gyakori technikai állapotok:

Ha egy korábbi küldésben van failed címzett, a Csak sikertelenek újraküldése művelet kizárólag ezeket az outbox-elemeket állítja ismét sorba. A már sikeres címzettek nem kapnak új példányt. Az újrapróbálás előtt érdemes kijavítani a tartós okot (például hibás levelezési konfigurációt); az esemény adatainak utólagos átírása nem módosítja a korábban elmentett üzenetpillanatképet.

12. Biztonság, adatvédelem és tartalmi szabályok

• Ezt a csatornát az esemény teljesítéséhez szükséges operatív kommunikációra használja.
• Ne helyezzen el benne hírlevelet, upsellt, partnerajánlatot vagy más marketingtartalmat megfelelő jogalap és külön marketingfolyamat nélkül.
• Ne írjon szükségtelen különleges vagy érzékeny személyes adatot a szabad szöveges mezőkbe.
• A rendszer plain-text adminadatból, rögzített és escape-elt e-mail-sablont készít; admin által megadott nyers HTML nem fut le.
• A küldés fiókhoz, eseményhez és küldő felhasználóhoz kötött, a pillanatképek és státuszok auditálhatók.
• Alapértelmezett megőrzés: üzenettartalom és címzettpillanatkép 730 nap; outbox és szolgáltatói események 90 nap. A tényleges fiókszabályzat lehet rövidebb.
• Fióktörléskor a kapcsolódó üzenet- és címzettadatok törlési/anonimizálási folyamatba kerülnek.

13. Hibaelhárítás

Nem látható az eseményrészletek blokk

• Ellenőrizze, hogy a szolgáltatás típusa Group.
• Mentse a szolgáltatást a megfelelő típussal, majd nyissa meg újra a szerkesztést.

Nem nyitható meg a „Részletek küldése” oldal

• Az esemény valószínűleg Draft: töltsön ki címet vagy online URL-t, kapcsolattartó nevet, valamint e-mailt vagy telefonszámot, és mentse.
• Ellenőrizze, hogy a csomag Basic, Pro vagy Enterprise.
• Ha a funkció átmenetileg globálisan le van állítva, várja meg az üzemeltetői feloldást vagy forduljon a supporthoz.

Nulla a címzettek száma

• Ellenőrizze, hogy vannak-e confirmed foglalások pontosan ehhez az eseményhez.
• Ellenőrizze a foglalások e-mail-címét.
• A pending és várólistás jelentkezők szándékosan nem kerülnek bele.

Egy résztvevő csak egyszer jelenik meg

Ez elvárt működés: azonos normalizált e-mail-cím esetén a rendszer deduplikál, hogy ne küldjön több példányt ugyanarra a címre.

A szolgáltatás módosítása nem jelent meg az eseményen

Ez elvárt pillanatkép-működés. Használja a propagálást, vagy az esemény szerkesztőjében az alapértékek újraalkalmazását, majd mentse az eseményt.

A korábbi levél tartalma nem változott az esemény szerkesztése után

Ez szintén elvárt. A korábbi küldés auditálható tartalmi pillanatkép. Ha a résztvevőket új információról kell értesíteni, ellenőrizze a friss előnézetet, és indítson új küldést.

14. Ajánlott admin ellenőrzőlista

A szolgáltatás beállításakor

• A szolgáltatás típusa Group.
• Csak az ismétlődő adatokat mentettem alapértékként.
• Minden URL https:// formátumú és a kívánt célra mutat.
• A kapcsolattartó adatai aktuálisak.

Egy esemény véglegesítésekor

• Ellenőriztem a dátumot, időt és időzónát.
• Ellenőriztem a fizikai/online elérési módot.
• Kitöltöttem a kapcsolattartó nevét és legalább egy elérhetőségét.
• Az esemény Ready állapotú.
• Ellenőriztem a szolgáltatás alapértékétől való eltéréseket.

Küldés előtt

• Megnéztem a tartalmi előnézetet.
• Ellenőriztem a confirmed címzettek és kizárások számát.
• A tartalom kizárólag operatív, és nem tartalmaz szükségtelen személyes adatot.
• Megerősítettem és sorba állítottam a küldést.
• Később ellenőriztem az előzményekben a sent és failed darabszámokat.