Group Event Operations – Admin-Handbuch

1. Wozu dient diese Funktion?

Group Event Operations unterstützt Administratoren bei der operativen Vorbereitung einzelner Termine (Occurrences) einer Gruppenleistung und bei der Information bestätigter Teilnehmender. Administratoren können:

• wiederverwendbare Standardangaben auf Leistungsebene hinterlegen;
• diese Standards automatisch in neue Termine kopieren lassen;
• für einen konkreten Termin einen abweichenden Ort, Link oder eigene Hinweise speichern;
• bestehende zukünftige Termine kontrolliert aktualisieren;
• vor dem Versand die Termindetails und eine Empfängerübersicht prüfen;
• für jede bestätigte Person eine separate Detail-E-Mail einreihen;
• frühere Sendungen verfolgen und ausschließlich fehlgeschlagene Empfänger erneut versuchen.

Aktueller Funktionsumfang: Der derzeitige Admin-Versand sendet die gespeicherten Termindetails an bestätigte (confirmed) Buchungen. Frei formulierte Teilnehmernachrichten, andere statusbasierte Zielgruppen und manuell ausgewählte Empfänger sind in dieser Ansicht derzeit nicht verfügbar.

2. Voraussetzungen und Zugriff

Alle folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein:

1. Der Leistungstyp ist Gruppe (Group).
2. Das Konto besitzt einen aktiven Tarif Basic, Pro oder Enterprise. In Free und Starter ist Group Event Operations nicht enthalten.
3. Die angemeldete Person ist Administrator oder Key User des Kontos (globale Administratoren können ebenfalls zugreifen).
4. Der Termin gehört zu einer Leistung des aktuellen Kontos.
5. Group Event Operations ist global aktiviert und der Not-Aus-Schalter ist ausgeschaltet.

Oberfläche und Server erzwingen dieselben Berechtigungen. Eine Termin-ID aus einem anderen Konto legt keine Daten offen; der fremde Termin wird als nicht gefunden behandelt.

3. Zentrale Begriffe

Wichtigste Vererbungsregel

Der Leistungsstandard ist keine Live-Verknüpfung. Beim Anlegen eines Gruppentermins werden die Standards in den Termin kopiert. Eine spätere Änderung der Leistung überschreibt bestehende Termine daher nicht unbemerkt. Beim Versand wird stets der gespeicherte Snapshot des konkreten Termins verwendet.

4. Felder der Termindetails

Diese Felder stehen unter Leistungen → Bearbeiten als Standards und unter Termine → Bearbeiten terminbezogen zur Verfügung.

Leere Texteingaben werden als leerer Wert normalisiert. Links dürfen keine Zugangsdaten, Steuerzeichen, localhost-Namen oder privaten/reservierten IP-Adressen enthalten. Der Server ruft die angegebene URL nicht ab.

5. Standards auf Leistungsebene einrichten

1. Öffnen Sie Admin → Leistungen.
2. Erstellen Sie eine Gruppenleistung oder wählen Sie bei einer bestehenden Gruppenleistung Bearbeiten.
3. Füllen Sie unter Standardwerte für Veranstaltungsdetails die wiederkehrenden Angaben aus.
4. Speichern Sie die Leistung.

Der Standardbereich erscheint nur bei Gruppenleistungen. Jeder danach für diese Leistung angelegte Termin erhält eine Kopie der aktuellen Standards samt Quellversion.

Empfohlene Vorgehensweise

• Hinterlegen Sie als Standard nur tatsächlich wiederkehrende Informationen.
• Speichern Sie einen einmaligen Zugangslink oder eine wechselnde Raumnummer besser direkt am Termin.
• Prüfen Sie nach einer Änderung die Abweichungen zukünftiger Termine. Das Speichern der Leistung versendet keine E-Mail und aktualisiert ältere Termine nicht automatisch.

6. Standards auf bestehende Termine anwenden

Die Bearbeitungsseite der Leistung listet deren zukünftige Termine mit Status scheduled auf und zeigt bei Abweichungen den aktuellen Terminwert neben dem Leistungsstandard.

1. Bearbeiten Sie die Gruppenleistung.
2. Öffnen Sie die Aktion zum Anwenden der Standards.
3. Wählen Sie die zu aktualisierenden zukünftigen Termine.
4. Wählen Sie einen Propagierungsmodus.
5. Prüfen Sie die Unterschiede und wenden Sie die Änderung an.

Propagierungsmodi

Nur ausgewählte, zukünftige, geplante Termine der aktuellen Leistung können geändert werden. Vergangene, gelöschte, nicht geplante oder fremde Termine werden übersprungen. Das Ergebnis nennt aktualisierte, unveränderte und übersprungene Einträge. Die Propagierung wird protokolliert, löst aber keinen automatischen Neuversand aus.

7. Einen konkreten Termin bearbeiten

1. Öffnen Sie Admin → Termine.
2. Wählen Sie einen Termin und Bearbeiten.
3. Prüfen Sie unter Veranstaltungsdetails das Draft-/Ready-Kennzeichen und fehlende Angaben.
4. Ändern Sie die für diesen Termin spezifischen Felder.
5. Speichern Sie den Termin.

Das Formular kennzeichnet Abweichungen von den Leistungsstandards. Standardwerte erneut anwenden zeigt je Feld aktuellen Wert und Standard; nur ausgewählte Felder werden ersetzt.

Gleichzeitige Bearbeitung

Die Termindetails besitzen einen Revisionsschutz. Speichert eine andere Person denselben Termin nach dem Öffnen Ihres Formulars, überschreibt das System die neueren Daten nicht stillschweigend. Laden Sie die Seite neu, prüfen Sie den aktuellen Stand und wenden Sie Ihre Änderung erneut an.

8. Status Draft und Ready

Ein Termin ist nur dann Ready, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

1. mindestens ein Zugangsweg ist vorhanden: Adresse oder Online-Veranstaltungs-URL;
2. der Name der Kontaktperson ist ausgefüllt;
3. mindestens ein Kontaktkanal ist vorhanden: E-Mail oder Telefon.

Andernfalls bleibt der Status Draft und das Formular nennt die fehlenden Kategorien. Draft-Angaben können beim Bearbeiten geprüft werden; die Versandseite steht jedoch erst nach dem Speichern eines Ready-Termins zur Verfügung.

9. Vorschau und Versand

9.1 Inhaltsvorschau

Die Karte Veranstaltungsdetails auf der Verwaltungsseite zeigt alle ausgefüllten Felder. Vorschau öffnet das gespeicherte Briefing in einem separaten Tab. Prüfen Sie immer:

• Datum und Uhrzeit in der Zeitzone des Kontos;
• Anschrift oder Online-Zugangslink;
• Anreise- und Vorbereitungshinweise;
• Kontaktdaten;
• Stornierungs- und Zahlungsinformationen;
• ob versehentlich sensible oder werbliche Inhalte enthalten sind.

9.2 Empfängervorschau

Wählen Sie bei einem Ready-Termin Details senden. Die Vorschau zeigt:

• die Anzahl geeigneter bestätigter Empfänger;
• wegen ihres Status ausgeschlossene Buchungen;
• wegen fehlender oder ungültiger E-Mail ausgeschlossene Einträge;
• wegen derselben E-Mail-Adresse entfernte Duplikate.

Die Vorschau erstellt keine Nachricht und sendet keine E-Mail. Gibt es keinen gültigen bestätigten Empfänger, ist die Senden-Schaltfläche deaktiviert.

9.3 Versand

1. Prüfen Sie Inhalt und Summen erneut.
2. Wählen Sie Bestätigen und einreihen.
3. Bei der Bestätigung ermittelt das System die Empfänger erneut, speichert Inhalts- und Empfänger-Snapshots und erstellt je Empfänger einen eigenen Outbox-Eintrag.
4. Ein Hintergrundprozess verarbeitet anschließend die eingereihten E-Mails.

Empfänger sehen niemals die E-Mail-Adressen anderer Personen: Jeder erhält eine eigene Nachricht ohne gemeinsame CC-/BCC-Liste. Ein Idempotenzschlüssel verhindert, dass ein Doppelklick oder dieselbe wiederholte Anfrage einen doppelten Versand erzeugt.

10. Empfängerauswahl und Sprache

Der aktuelle Detailversand berücksichtigt nur Buchungen dieses Termins mit Status confirmed.

• Stornierte, durch Kunden stornierte, abgeschlossene, No-show-, Pending- und Wartelisteneinträge erhalten keine Detail-E-Mail.
• Leerzeichen am Anfang und Ende werden entfernt; Adressen werden ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung verglichen.
• Dieselbe normalisierte E-Mail-Adresse wird nur einmal aufgenommen.
• Ungültige E-Mails werden ausgeschlossen und in der Übersicht gezählt.
• Die E-Mail-Sprache stammt aus der Buchung (hu, en oder de). Bei einem nicht unterstützten Wert gilt die Kontosprache, zuletzt Ungarisch als Rückfall.
• Ist die öffentliche Selbstverwaltung aktiviert, kann die E-Mail einen zeitlich begrenzten Link zur Verwaltung/Stornierung der Buchung enthalten.

11. Versandverlauf und erneuter Versuch

Unter der Versandvorschau zeigt Frühere Sendungen für diesen Termin:

• Nachrichten-ID;
• lokale Einreihungszeit;
• Gesamtstatus der Nachricht;
• Empfängerzahlen nach technischem Status.

Häufige technische Statuswerte:

Enthält eine frühere Sendung fehlgeschlagene Empfänger, reiht Nur fehlgeschlagene erneut senden ausschließlich diese Outbox-Einträge wieder ein. Erfolgreiche Empfänger erhalten keine weitere Kopie. Beheben Sie vor dem erneuten Versuch dauerhafte Ursachen, etwa eine fehlerhafte Mailkonfiguration. Spätere Änderungen am Termin verändern den Inhaltssnapshot einer früheren Nachricht nicht.

12. Sicherheit, Datenschutz und Inhaltsregeln

• Verwenden Sie diesen Kanal für operative Kommunikation, die zur Durchführung des Termins erforderlich ist.
• Fügen Sie ohne passende Rechtsgrundlage und getrennten Marketingprozess keine Newsletter, Upsells, Partnerwerbung oder sonstige Werbung ein.
• Speichern Sie keine unnötigen sensiblen oder besonderen personenbezogenen Daten in Freitextfeldern.
• Das System rendert Admin-Text über eine feste, escapte E-Mail-Vorlage; vom Administrator eingegebenes Roh-HTML wird nicht ausgeführt.
• Jeder Versand ist an Konto, Termin und handelnde Person gebunden; Snapshots und Status bleiben nachvollziehbar.
• Standardaufbewahrung: 730 Tage für Nachrichteninhalt und Empfänger-Snapshot, 90 Tage für Outbox-/Provider-Ereignisse. Die wirksame Kontoregel kann kürzer sein.
• Bei einer Kontolöschung werden zugehörige Nachrichten- und Empfängerdaten in den Lösch-/Anonymisierungsprozess einbezogen.

13. Fehlerbehebung

Der Bereich für Veranstaltungsdetails fehlt

• Prüfen Sie, ob der Leistungstyp Group ist.
• Speichern Sie die Leistung mit dem richtigen Typ und öffnen Sie die Bearbeitung erneut.

„Details senden“ lässt sich nicht öffnen

• Der Termin ist möglicherweise Draft. Ergänzen Sie Adresse oder Online-URL, Kontaktname sowie E-Mail oder Telefon und speichern Sie.
• Prüfen Sie, ob das Konto Basic, Pro oder Enterprise verwendet.
• Falls die Funktion vorübergehend global deaktiviert ist, warten Sie auf die Freigabe oder kontaktieren Sie den Support.

Die Empfängerzahl ist null

• Prüfen Sie, ob es bestätigte Buchungen für genau diesen Termin gibt.
• Prüfen Sie die E-Mail-Adressen der Buchungen.
• Pending- und Wartelisteneinträge sind absichtlich ausgeschlossen.

Eine Person erscheint nur einmal

Das ist beabsichtigt. Identische normalisierte E-Mail-Adressen werden dedupliziert, damit nicht mehrere Kopien an dieselbe Adresse gehen.

Eine Änderung der Leistung erscheint nicht am Termin

Das ist das erwartete Snapshot-Verhalten. Verwenden Sie die Propagierung oder wenden Sie die Standards im Terminformular erneut an und speichern Sie.

Eine ältere E-Mail ändert sich nach Terminbearbeitung nicht

Auch dies ist beabsichtigt. Frühere Sendungen behalten einen nachvollziehbaren Inhaltssnapshot. Prüfen Sie für neue Informationen eine frische Vorschau und starten Sie einen neuen Versand.

14. Empfohlene Admin-Checkliste

Beim Einrichten der Leistung

• Der Leistungstyp ist Group.
• Nur wiederkehrende Informationen sind als Standards gespeichert.
• Jede URL verwendet https:// und verweist auf das beabsichtigte Ziel.
• Die Kontaktdaten sind aktuell.

Beim Fertigstellen eines Termins

• Datum, Uhrzeit und Zeitzone sind geprüft.
• Physischer oder Online-Zugang ist geprüft.
• Kontaktname und mindestens ein Kontaktkanal sind eingetragen.
• Der Termin ist Ready.
• Abweichungen von den Leistungsstandards sind geprüft.

Vor dem Versand

• Die Inhaltsvorschau wurde geprüft.
• Anzahl bestätigter Empfänger und Ausschlüsse wurden geprüft.
• Der Inhalt ist ausschließlich operativ und enthält keine unnötigen personenbezogenen Daten.
• Der Versand wurde bestätigt und eingereiht.
• Später wurden die Werte sent und failed im Verlauf kontrolliert.