Barion Pixel

Leitfaden

Waitlist-Automatisierungen

Das Ziel der Wartelisten-Automatisierungen ist es, Anfragen auf der Warteliste konsistent, transparent und schnell zu verarbeiten. Diese Werkzeuge helfen dabei, frei werdende Plätze automatisch den passenden Teilnehmern zuzuweisen und die Kapazitäten bestmöglich auszulasten.

Wo findest du das?

Im Adminbereich sind die Wartelisten-Automatisierungen normalerweise in der Automatisierungsansicht der jeweiligen Services oder Events zu finden. Dort kannst du pro Service festlegen, mit welcher Logik und welchen Prioritäten die Warteliste behandelt werden soll.

Wartelisten-Automatisierungen im Detail

Dieser Abschnitt soll auch für Personen verständlich sein, die keine Entwickler sind, nicht täglich mit Code arbeiten und einfach nur verstehen möchten:

  • welche Wartelisten-Modi es gibt,
  • was sie in der Praxis tun,
  • wann man welchen Modus einsetzen sollte,
  • wo das alles im Adminbereich erscheint,
  • unter welchen Bedingungen die automatische Nachbesetzung startet.

1. Welche Wartelisten-Modi gibt es aktuell?

Das System unterstützt derzeit vier Wartelisten-Modi.

  1. manual
  2. legacy (in der Oberfläche als Autopromote angezeigt)
  3. offer (in der Oberfläche als Offer backfill angezeigt)
  4. splitter

Wichtig: autopromote ist kein fünfter, eigenständiger Modus.
Im Hintergrund wird die Bezeichnung autopromote immer auf den legacy-Modus abgebildet.
Beide Namen stehen also für dieselbe Funktionsweise, nur mit unterschiedlicher Benennung.

2. Einheitliche, verständliche Bezeichnungen

Die aktuelle Oberfläche verwendet eine Mischung aus ungarischen und englischen Begriffen.
Aus Entwicklersicht mag das nachvollziehbar sein, aus geschäftlicher, operativer oder Support-Sicht kann es jedoch leicht zu Missverständnissen führen.

Deshalb werden für die vier Modi folgende klaren, einheitlichen Bezeichnungen empfohlen (werden später eingeführt):

  • Manual → Manuelle Verwaltung (Automatik deaktiviert)
  • Autopromote (legacy) → Automatische Wartelisten-Nachrückung
  • Offer backfill → Angebotsbasierte Wartelisten-Nachbesetzung
  • Splitter → Mehrereignis-Ausgleichsmodus

Zum Begriff „Backfill“:
Hier geht es nicht um etwas technisch Kompliziertes, sondern einfach darum, dass
bei einem frei werdenden Platz das System versucht, diesen aus der Warteliste zu besetzen.

3. Wo erscheint das im Adminbereich und wie hängen die beiden Ansichten zusammen?

Die zwei wichtigen Adminansichten sind:

  • Event manage
  • Event automation

Beide basieren auf derselben Datenlogik im Hintergrund.
Das bedeutet, sie arbeiten mit demselben Zustand, lesen denselben aktiven Modus aus und verwenden denselben konfigurierten Algorithmus.

In der Praxis bedeutet das:

  • Auf der Seite Event manage siehst du den aktuell aktiven Wartelistenmodus.
  • Von dort kannst du zur Seite Event automation wechseln.
  • Auf der Seite Event automation kannst du die Detailregeln des gewählten Modus konfigurieren.
  • Ein Teil der Detailoptionen hängt vom jeweiligen Abonnement-Tarif ab.

Die eine Seite zeigt also eher den aktuellen Zustand und dient als Navigationspunkt, die andere ist der Ort für die detaillierte Konfiguration.

4. Die vier Betriebsmodi im Detail

4.1 Manuelle Verwaltung (manual)

Was macht dieser Modus?

In diesem Modus führt das System keine automatische Wartelisten-Nachbesetzung durch.
Wenn ein Platz frei wird, stoppt der Hintergrundprozess und zeigt an, dass der Modus manuell ist.

Das bedeutet:

  • keine automatische Nachrückung,
  • keine automatischen Angebote,
  • keine automatische Buchung aus der Warteliste.

Alle Entscheidungen trifft ein Mensch.

Wann ist das sinnvoll?

  • Wenn du für jeden frei werdenden Platz bewusst entscheiden möchtest.
  • Wenn es viele Ausnahmen oder spezielle Geschäftsregeln gibt, die manuell gehandhabt werden müssen.
  • Wenn der Prozess sensibel ist und automatische Aktionen nicht infrage kommen.

Vorteile

  • Maximale menschliche Kontrolle.
  • Sehr geringes Risiko unerwünschter automatischer Buchungen.

Nachteile

  • Erheblicher manueller Aufwand.
  • Langsamere Reaktionszeit, da immer menschliches Eingreifen nötig ist.
  • Höhere Belastung für das operative Team.

4.2 Automatische Wartelisten-Nachrückung (legacy / UI: Autopromote)

Was macht dieser Modus?

Wenn ein Platz frei wird, durchsucht das System automatisch die Warteliste und rückt die erste passende Person gemäß den Regeln nach.

Die Auswahl erfolgt grundsätzlich nach Eingangsreihenfolge:

  • zuerst die früher angemeldete Person,
  • bei gleichem Zeitpunkt entscheidet ein sekundärer Identifikator.

Aus der Nachrückung erstellt das System sofort eine Buchung.
Der Buchungsstatus kann sofort bestätigt oder zunächst ausstehend sein, je nach Kontoeinstellungen.

Mehrere Schutzregeln greifen gleichzeitig (z. B. Limits, Statusprüfungen, Kapazitätskontrollen), damit keine fehlerhafte automatische Besetzung erfolgt.

Wann läuft das typischerweise?

Meist dann, wenn tatsächlich ein Platz frei wird, zum Beispiel:

  • ein Admin löscht eine Buchung,
  • ein Kunde storniert,
  • nach einer Umbuchung wird im alten Zeitfenster ein Platz frei.

Wichtig: Das passiert nur, wenn automatische Nachbesetzung im Konto aktiviert ist.

Wann ist das sinnvoll?

  • Wenn eine schnelle, automatische Besetzung nötig ist.
  • Wenn möglichst wenige Plätze leer bleiben sollen.
  • Wenn keine separate Kundenbestätigung für jeden Platz erforderlich ist.

Vorteile

  • Sehr schnell.
  • Wenig administrativer Aufwand.
  • Einfache, gut vorhersehbare Grundlogik.

Nachteil

Weniger Entscheidungsspielraum für den Kunden, da direkt eine Buchung erstellt wird und nicht nur ein Angebot.

4.3 Angebotsbasierte Nachbesetzung (offer / UI: Offer backfill)

Was macht dieser Modus?

In diesem Modus erstellt das System nicht sofort eine Buchung, sondern zunächst ein Angebot für einen passenden Wartelisten-Kandidaten.

Die Buchung entsteht erst, wenn der Kandidat das Angebot annimmt.

Ablauf:

  1. ein Platz wird frei,
  2. das System wählt einen Kandidaten,
  3. das Angebot wird versendet,
  4. Warten auf die Antwort,
  5. bei Annahme wird die Buchung erstellt.

Zusätzliche Regeln

  • Du kannst festlegen, wie lange ein Angebot gültig ist (Ablaufzeit).
  • Du kannst einstellen, wann automatisch bestätigt wird.
  • Du kannst eine Schutzregel aktivieren, sodass pro Event nur ein Angebotsprozess gleichzeitig läuft.

Reihenfolge bei der Kandidatensuche:

  • zuerst die Warteliste des konkreten Events,
  • wenn dort niemand passt, eine serviceweite Reserveliste,
  • zusätzliche Filterung nach Zeitfenstern.

Wann ist das sinnvoll?

  • Wenn die aktive Bestätigung des Kunden wichtig ist.
  • Wenn das System nicht sofort automatisch buchen soll.
  • Wenn der gesamte Lebenszyklus eines Angebots nachvollziehbar sein soll:
    • ausstehend,
    • angenommen,
    • abgelehnt,
    • abgelaufen.

Vorteile

  • Kundenfreundlicher: der Teilnehmer entscheidet.
  • Bessere Kontrolle über die Annahmebereitschaft.
  • Transparentere Kommunikations- und Entscheidungsabläufe.

Nachteile

  • Langsamere Nachbesetzung, da auf Antworten gewartet werden muss.
  • Freie Kapazitäten können länger ungenutzt bleiben.

4.4 Mehrereignis-Ausgleich (splitter)

Was macht dieser Modus?

Dieser Modus betrachtet nicht nur ein einzelnes Event.
Er kann die Auslastung über mehrere verwandte „Geschwister“-Events hinweg ausgleichen.

Einfach gesagt:

  • er entscheidet nicht nur, wer in ein bestimmtes Event kommt,
  • sondern auch, wie die Gesamtauslastung über mehrere Events optimiert wird.

Du kannst definieren, welche Events zu einer Gruppe gehören, zum Beispiel:

  • ab einem Root-Event nach vorne,
  • nur derselbe Tag,
  • nur derselbe Zeitslot.

Der Prozess läuft in mehreren Schritten:

  1. Planerstellung,
  2. Angebots-/Verteilungsschritt,
  3. Finalisierung.

Es gibt sowohl einen Simulationsmodus als auch eine Live-Ausführung:

  • zuerst kannst du sehen, was passieren würde,
  • danach kannst du es tatsächlich umsetzen.

Wann ist das sinnvoll?

  • Wenn viele verbundene Events parallel laufen.
  • Wenn nicht nur lokal, sondern auf Service-Ebene optimiert werden soll.
  • Wenn du erst simulieren und dann live schalten möchtest.

Vorteile

  • Fortgeschrittene, ganzheitliche Kapazitätsauslastung.
  • Bessere Balance zwischen mehreren Events.

Nachteile

  • Komplexere Einrichtung.
  • Mehr Parameter und höherer fachlicher Aufwand.

5. Wann startet die automatische Nachbesetzung überhaupt?

Der automatische Prozess startet typischerweise, wenn durch eine Aktion ein Platz frei wird.

Häufige Auslöser:

  • Stornierung durch den Admin,
  • Stornierung durch den Kunden,
  • Umbuchung des Kunden, wodurch im ursprünglichen Event ein Platz frei wird.

Zusätzlich gibt es eine Grundvoraussetzung: Die automatische Nachbesetzung muss auf Kontoebene aktiviert sein.
Ist sie deaktiviert, startet keine automatische Besetzung – selbst bei Stornos oder Umbuchungen.

6. Abonnement-Stufen und Berechtigungen

Nicht alle Modi sind in jedem Tarif verfügbar.
Die auswählbaren Betriebsarten im Admin hängen von der Abonnement-Stufe ab.

Aktuelle Struktur:

  • Starter: manual, legacy
  • Basic: legacy, offer
  • Pro: manual, legacy, offer (mit vereinfachter Standardansicht)
  • Enterprise: manual, legacy, offer, splitter

Noch einmal wichtig: Unter dem Namen autopromote ist technisch der legacy-Modus gemeint.
Deshalb sollten beide Bezeichnungen in der Kommunikation konsistent behandelt werden.

7. Entscheidungshilfe: welchen Modus wann wählen?

Manuelle Verwaltung

Wähle diesen Modus, wenn manuelle Kontrolle oberste Priorität hat und das Volumen niedrig oder mittel ist, sodass manuelle Entscheidungen noch machbar sind.

Automatische Nachrückung (Autopromote / legacy)

Wähle diesen Modus, wenn Geschwindigkeit das Hauptziel ist und frei werdende Plätze mit minimalem Adminaufwand schnell gefüllt werden sollen.

Angebotsbasierte Nachbesetzung (Offer backfill)

Wähle diesen Modus, wenn die Bestätigung durch den Kunden wichtig ist und das Risiko direkter, automatischer Buchungen reduziert werden soll.

Mehrereignis-Ausgleich (Splitter)

Wähle diesen Modus, wenn mehrere verbundene Events gemeinsam optimiert werden sollen und nicht nur ein einzelnes Event schnell gefüllt werden soll.

8. Beispiele aus dem Alltag

  • Kleine Yoga- oder Fitnessgruppe:
    automatische Nachrückung ist meist sinnvoll, weil sie schnell und einfach ist.
  • Premium-Workshop mit wichtiger Bestätigung:
    angebotesbasierte Nachbesetzung ist sinnvoll, weil der Kunde aktiv entscheidet.
  • Bildungsangebot mit mehreren parallelen Terminen:
    splitter ist sinnvoll, weil er zwischen Events ausgleicht.
  • Gesundheitsbereich oder Prozesse mit strenger Freigabe:
    manueller Modus ist sinnvoll, weil alle Entscheidungen unter menschlicher Kontrolle bleiben.

9. Klare Bezeichnungen: warum ist das so wichtig?

Die akzeptierten Modusnamen im Backend sind:

  • manual
  • legacy
  • offer
  • splitter

In der geschäftlichen Kommunikation sind jedoch benutzerfreundliche Namen leichter verständlich, aber immer mit derselben Zuordnung:

  • legacy ↔ Autopromote
  • offer ↔ Offer backfill / angebotsbasierte Nachbesetzung

Das ist wichtig, um das häufige Missverständnis zu vermeiden, dass „autopromote“ ein eigener, fünfter Modus sei.

Das ist nicht der Fall.
Es ist lediglich der verständlichere Name für legacy in der Oberfläche.

10. Kurze Zusammenfassung

Wenn du sehr schnell entscheiden musst:

  • Volle manuelle Kontrolle nötig? → manual
  • Schnellste automatische Nachbesetzung? → legacy / Autopromote
  • Erst nach Kundenbestätigung besetzen? → offer
  • Mehrere verbundene Events gemeinsam optimieren? → splitter

Das grundlegende Prinzip bleibt immer gleich: Wenn ein Platz frei wird, behandelt das System die Warteliste entsprechend dem gewählten Modus – entweder manuell, automatisch, über Angebote oder durch Ausgleich zwischen mehreren Events.

Weitere Details