Leitfaden

Schlüsselbenutzer · Liste und Verwaltung

Die Liste der Schlüsselbenutzer enthält alle Mitglieder des Kontos mit Admin-Berechtigungen. Von hier aus versendest du neue Einladungen, aktualisierst Rollen und kannst Einladungen erneut senden oder löschen. Die Liste hilft dir, jederzeit zu sehen, wer aktiv ist und wer sich noch im Einladungsprozess befindet.

Listenübersicht

In der Tabelle siehst du den Namen des Schlüsselbenutzers, die E-Mail-Adresse, die zugewiesene Rolle sowie den Status (aktiv oder eingeladen). So kannst du schnell entscheiden, bei welchen Benutzern Handlungsbedarf besteht.

Statuskennzeichnungen: klare Hinweise auf aktive Benutzer und noch ausstehende Einladungen.
Schnellaktionen: Bearbeiten, erneutes Senden oder Löschen ist mit einem Klick möglich.
Übersichtliche Berechtigungen: du siehst sofort, wer in welcher Rolle im Konto arbeitet.

Neue Einladung senden

Um einen neuen Schlüsselbenutzer einzuladen, gib die E-Mail-Adresse des Kollegen ein und wähle die passende Rolle aus. Das System sendet eine E-Mail mit einem Einladungslink, den der Benutzer auf der tokenbasierten Annahmeseite aktiviert.

Rolle auswählen: bei der Einladung legst du fest, welche Berechtigungen das neue Mitglied erhält.
Kommunikation: weise den Kollegen darauf hin, die Einladungs-E-Mail zu prüfen und auch den Spam-Ordner zu kontrollieren.
Transparenz: der eingeladene Benutzer erhält den Status „ausstehend“, bis die Einladung angenommen wird.

Rolle aktualisieren

Wenn sich die Aufgaben eines Schlüsselbenutzers ändern, passt du hier die Rolle an. Die Änderung greift sofort, sodass der Benutzer sich beim nächsten Login bereits mit den neuen Berechtigungen anmeldet.

Berechtigungen abstimmen: kläre vor der Änderung, welche Aufgaben künftig übernommen werden.
Sicherheit: vergib nur die notwendigen Berechtigungen, damit der Schutz des Kontos erhalten bleibt.

Einladung erneut senden

Wenn der eingeladene Benutzer die E-Mail nicht findet oder die Einladung abgelaufen ist, kannst du mit der Schaltfläche zum erneuten Senden einen neuen Link verschicken. Das ist der schnellste Weg, die Einladung wieder zu aktivieren.

Zeitpunkt: beim erneuten Senden wird der vorherige Token ungültig und der Benutzer erhält einen neuen Annahmelink.
Erinnerung: es ist sinnvoll, den Kollegen kurz darüber zu informieren, dass eine neue Einladung versendet wurde.

Einladung löschen oder Zugriff entziehen

Wenn eine Einladung versehentlich verschickt wurde oder ein Schlüsselbenutzer keinen Zugriff mehr benötigt, kannst du die Einladung löschen oder die Berechtigung entziehen. So bleiben im Konto nur aktive und relevante Benutzer.

Ausstehende Einladung löschen: beendet den Einladungsprozess, der Token ist danach nicht mehr nutzbar.
Aktiven Benutzer entfernen: entzieht sofort den Admin-Zugriff, daher solltest du dies vorher abstimmen.